Sicurezza Coworking e Spazi di Lavoro Condivisi 2026

1. Chi è il datore di lavoro in un coworking?

La domanda apparentemente semplice nasconde una complessità giuridica reale. Nell'ecosistema del coworking convivono almeno due categorie di soggetti che possono avere obblighi da datori di lavoro ai sensi dell'art. 2 lett. b) D.Lgs. 81/08: il gestore dello spazio e le aziende o professionisti ospitati.

Il gestore del coworking è il soggetto — persona fisica o giuridica — che ha la titolarità o la gestione effettiva dei locali e degli spazi, li mette a disposizione degli utenti tramite contratti di coworking o di licenza d'uso, e organizza i servizi comuni (reception, sala riunioni, connettività, utenze). Ai sensi dell'art. 2 lett. b) D.Lgs. 81/08, è datore di lavoro nei confronti dei propri dipendenti: il receptionist, l'addetto alle pulizie, il community manager, il manutentore. Per questi lavoratori, il gestore ha tutti gli obblighi previsti dal D.Lgs. 81/08: DVR, RSPP, formazione, sorveglianza sanitaria (ove dovuta), DPI, piano di emergenza.

Le aziende e i liberi professionisti ospitati (utenti del coworking) operano all'interno dello spazio del gestore con la propria organizzazione lavorativa. Se dispongono di dipendenti propri — anche un solo collaboratore subordinato — sono a loro volta datori di lavoro ai sensi del D.Lgs. 81/08 e conservano integralmente la responsabilità della sicurezza dei propri lavoratori: formazione, sorveglianza sanitaria VDT, DPI, nomina dell'RSPP, redazione del DVR per i rischi della propria attività. La circostanza che i propri lavoratori operino in un locale di terzi non sposta gli obblighi sul gestore del coworking.

Il nodo critico è il coordinamento tra questi soggetti. Quando più datori di lavoro svolgono attività nello stesso ambiente, scattano gli obblighi dell'art. 26 D.Lgs. 81/08, che disciplina la cooperazione e il coordinamento tra committente (il gestore) e soggetti ospitati, con l'obiettivo di prevenire i rischi da interferenza. Ti aiutiamo a verificare gli obblighi applicabili alla tua specifica configurazione e supportiamo la gestione documentale del coordinamento.

2. Obblighi del gestore del coworking ai sensi del D.Lgs. 81/08

Indipendentemente dalla presenza o meno di dipendenti propri, il gestore del coworking ha obblighi legati alla titolarità o gestione effettiva dei locali. Quando ha almeno un dipendente, si aggiungono tutti gli obblighi del datore di lavoro.

Requisiti strutturali dei locali (Allegato IV D.Lgs. 81/08): i locali destinati al lavoro devono rispettare requisiti minimi di superficie (minimo 2 m² per postazione seduta, 10 m³ di volume per lavoratore), altezza (minimo 3 m nei nuovi insediamenti produttivi, 2,7 m per gli uffici), illuminazione naturale e artificiale, aerazione (ricambio d'aria minimo 0,5 vol/h per uffici, da aumentare in presenza di affollamento variabile), temperatura (18-22°C invernale), igiene (servizi igienici adeguati al numero massimo di presenti contemporaneamente).

DVR del gestore: con almeno un dipendente, il gestore deve redigere il DVR per i rischi propri dei suoi lavoratori nell'ambiente del coworking. I rischi tipicamente presenti sono: uso di videoterminali (VDT) per il personale di reception e amministrativo, movimentazione manuale di carichi leggeri (sedie, tavoli, attrezzature condivise), rischio elettrico (gestione dell'impianto e delle prese), rischio di caduta in piano (pavimenti levigati, cavi), qualità dell'aria negli ambienti condivisi ad alta densità di occupanti, stress lavoro-correlato per il personale di front office, microclima.

RSPP: il gestore con dipendenti deve nominare il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione ai sensi dell'art. 31 D.Lgs. 81/08. In presenza di un numero contenuto di dipendenti e in contesti a rischio basso (attività d'ufficio pura), il titolare può assumere il ruolo di RSPP previa frequentazione del corso da 16 ore (rischio basso, Accordo Stato-Regioni 21/12/2011).

Addetti emergenza e primo soccorso: devono essere designati tra i dipendenti del gestore — o, in alternativa, identificati tra i lavoratori presenti con adeguata formazione — in numero sufficiente a garantire la copertura negli orari di apertura. La formazione antincendio segue il DM 02/09/2021 (corso da 4 ore per rischio basso, 8 ore per rischio medio). La formazione di primo soccorso segue il DM 388/2003 (12 ore per aziende di gruppo B, 16 ore per gruppo A). In un coworking con molti utenti ma pochi dipendenti del gestore, la pianificazione degli addetti emergenza richiede attenzione: il piano di evacuazione deve prevedere procedure per gestire utenti non formati dal gestore.

Piano di emergenza: obbligatorio per tutte le attività soggette al controllo antincendio. Il piano deve contenere: planimetria con vie di fuga, uscite di sicurezza, posizione estintori e idranti, punto di raccolta; procedure di allarme e comunicazione; procedure di evacuazione; compiti degli addetti emergenza; gestione degli utenti visitatori e degli ospiti non abituali. La particolarità del coworking è la presenza di persone non familiari con lo spazio (nuovi utenti, collaboratori occasionali di utenti): le procedure devono essere intuitive e la segnaletica deve essere comprensibile anche a chi non conosce lo spazio.

3. Coordinamento tra datori di lavoro: art. 26 D.Lgs. 81/08

L'art. 26 del D.Lgs. 81/08 è la norma cardine che regola la coesistenza di più soggetti lavorativi nello stesso ambiente. Nei coworking, il gestore è il datore di lavoro committente: affida ai datori di lavoro degli utenti ospitati la possibilità di svolgere la propria attività all'interno dei locali, nell'ambito di un contratto di coworking, licenza d'uso o contratto atipico assimilabile.

L'art. 26 c. 1 impone al committente di:

• verificare l'idoneità tecnico-professionale delle imprese appaltatrici o dei lavoratori autonomi in relazione ai lavori da affidare loro, richiedendo l'iscrizione alla Camera di Commercio e l'autocertificazione di idoneità tecnico-professionale;
• fornire agli utenti ospitati informazioni dettagliate sui rischi specifici esistenti nell'ambiente in cui sono destinati a operare e sulle misure di prevenzione e di emergenza adottate.

L'art. 26 c. 2 impone la cooperazione tra tutti i soggetti presenti nell'attuazione delle misure di prevenzione e protezione e il coordinamento delle attività, con informazione reciproca sui rischi introdotti da ciascuno.

L'art. 26 c. 3 impone al committente la redazione del DUVRI (Documento Unico di Valutazione dei Rischi da Interferenza), che deve indicare le misure adottate per eliminare o, ove impossibile, ridurre al minimo i rischi da interferenze tra le attività dei diversi soggetti presenti. Nei coworking il DUVRI può essere redatto in forma semplificata — o sostituito da un verbale di coordinamento periodicamente aggiornato — quando le attività ospitate sono di tipo puramente d'ufficio e non introducono rischi aggiuntivi rispetto a quelli dello spazio.

Nella prassi operativa, il coordinamento in un coworking si struttura in:

• Informativa ai nuovi utenti: documento scritto consegnato e firmato a ogni nuovo accesso, che descrive i rischi dello spazio, le vie di fuga, il punto di raccolta, le procedure di emergenza, i contatti del gestore e degli addetti emergenza, le regole d'uso della struttura rilevanti per la sicurezza (divieto di occludere le vie di fuga, di bloccare le uscite di sicurezza, di sovraccaricare le prese elettriche, di utilizzare attrezzature non autorizzate).
• Riunione di coordinamento periodica: incontro — anche informale e documentato con verbale — tra il gestore e i principali datori di lavoro ospitati per aggiornare le informazioni sui rischi, discutere le variazioni nell'occupazione dello spazio, rivedere il piano di emergenza.
• Aggiornamento del DUVRI: ogni volta che una nuova azienda si insedia, quando si modificano le attività svolte o il numero di presenti, quando si effettuano lavori di manutenzione straordinaria con presenza di ditte esterne.

4. Rischi specifici dei coworking

Gli spazi di coworking presentano un profilo di rischio che combina i rischi tipici dell'ambiente d'ufficio con criticità specifiche legate alla multiutenza, alla condivisione degli spazi e alla variabilità dell'affollamento.

Videoterminali (VDT): è il rischio principale per qualsiasi lavoratore che utilizzi un coworking. Il Titolo VII D.Lgs. 81/08 (artt. 173-179) e l'Allegato XXXIV disciplinano i requisiti ergonomici delle postazioni VDT. La postazione deve garantire: schermo a distanza adeguata dagli occhi (50-70 cm), schermo regolabile in altezza e inclinazione, tastiera separata dallo schermo con supporto polsi, mouse alla stessa altezza della tastiera, sedia regolabile in altezza e con supporto lombare, piano di lavoro sufficientemente ampio (minimo 80 x 100 cm), illuminazione senza riflessi sullo schermo, assenza di abbagliamento diretto (finestre laterali o posteriori rispetto allo schermo, non frontali). La criticità del coworking è che le postazioni condivise potrebbero non essere regolate per ciascun utente: il gestore deve garantire che le postazioni siano regolabili e che gli utenti ricevano informazioni su come adattarle.

Qualità dell'aria indoor (IAQ): negli spazi ad alta densità di utenti la qualità dell'aria è un fattore critico. Le concentrazioni di CO₂ superiori a 1.000 ppm (tipiche di ambienti sovraffollati con ventilazione insufficiente) causano calo di concentrazione, cefalea, stanchezza. L'impianto di ventilazione e condizionamento deve garantire portate d'aria adeguate al numero di presenti. La norma UNI EN ISO 17772-1 fornisce riferimenti tecnici per la qualità dell'ambiente interno. I filtri dell'impianto HVAC devono essere sostituiti con la frequenza indicata dal costruttore; la mancata manutenzione è una delle cause più comuni di cattiva qualità dell'aria negli spazi condivisi.

Ergonomia delle postazioni condivise: a differenza degli uffici tradizionali, nelle postazioni condivise l'utente cambia con frequenza. Il mobilio deve essere genuinamente regolabile in altezza (scrivanie a regolazione manuale o elettrica, sedie con ampia regolabilità). Le postazioni fisse non regolabili sono inadeguate ai sensi dell'Allegato XXXIV D.Lgs. 81/08 per un uso professionale prolungato. Il gestore ha l'interesse — oltre che, per i propri dipendenti, l'obbligo — di dotarsi di postazioni ergonomicamente corrette.

Rumore da open space: negli ambienti open space il rumore di fondo da telefonate, riunioni informali, tastiere e stampanti può raggiungere livelli (60-75 dB(A)) che, pur non superando i valori di azione del Titolo VIII D.Lgs. 81/08, causano affaticamento mentale e riduzione della produttività. La valutazione del rischio rumore per i dipendenti del gestore va effettuata con misure rappresentative. La disposizione acustica degli spazi (pareti fonoassorbenti, phone box per le chiamate, separazione acustica tra zone di lavoro concentrato e zone di collaborazione) è una misura tecnica di miglioramento.

Rischio elettrico da prese multiple e ciabatte: la proliferazione di dispositivi elettronici negli spazi condivisi genera frequentemente il ricorso a ciabatte sovraccariche, prolunghe impilate, prese a terra lungo i corridoi. Queste situazioni costituiscono un rischio elettrico reale (sovraccarico della linea, rischio di inciampo) e antincendio (surriscaldamento dei cavi). Il gestore deve garantire un numero sufficiente di prese nelle postazioni di lavoro, verificare la congruità dell'impianto elettrico con il carico effettivo degli utenti, e vietare esplicitamente nel regolamento del coworking l'uso di ciabatte sovraccariche e di adattatori multipli.

5. Antincendio nei coworking: DM 02/09/2021

Il DM 2 settembre 2021 ha riformato la disciplina della sicurezza antincendio nei luoghi di lavoro, introducendo un sistema di valutazione del rischio articolato su tre livelli (basso, medio, elevato) e prevedendo specifiche misure per ciascun livello. Il decreto si applica a tutti i luoghi di lavoro, inclusi i coworking e gli spazi di lavoro condivisi.

Classificazione del rischio: un coworking con prevalente attività d'ufficio rientra generalmente nel rischio basso (luoghi con basso carico di incendio, materiali scarsamente infiammabili, elevata compartimentazione) o nel rischio medio (luoghi con presenza di materiale combustibile in quantità moderata, possibile rapida propagazione, difficoltà di evacuazione per affollamento). Il livello effettivo dipende da: numero di piani, affollamento massimo, presenza di locali tecnici con concentrazione di apparecchiature elettriche, materiale combustibile (carta, arredi in legno), accessibilità dei mezzi di soccorso.

Affollamento variabile: la peculiarità del coworking è che il numero di presenti varia significativamente nel corso della giornata e della settimana, in funzione delle prenotazioni e degli abbonamenti. La valutazione del rischio incendio — e il conseguente dimensionamento dei mezzi di estinzione, del numero di uscite e del piano di emergenza — deve fare riferimento alnumero massimo teorico di presenti contemporaneamente, non al numero medio. Il gestore deve stabilire e rispettare una capienza massima dello spazio, comunicarla agli utenti e verificarne il rispetto.

Piano di evacuazione per utenti flessibili: a differenza di un ufficio tradizionale in cui i dipendenti conoscono bene lo spazio e le procedure, in un coworking possono essere presenti persone che utilizzano lo spazio per la prima volta. Il piano di evacuazione deve perciò:

• prevedere segnaletica di sicurezza conforme al D.Lgs. 81/08 Allegato XXV e alle norme ISO 7010 particolarmente visibile e comprensibile anche senza previa formazione;
• identificare un punto di raccolta esterno chiaramente indicato;
• stabilire la procedura di accertamento della presenza di tutti (roll call), considerando che gli utenti del giorno potrebbero non essere conosciuti nominalmente dal gestore;
• prevedere la procedura di chiamata dei soccorsi (115 VVF, 118 emergenza medica) e di comunicazione all'ente gestore dell'immobile;
• includere prove di evacuazione periodiche, che nel contesto del coworking possono essere effettuate in un orario con presenza ridotta, comunicandolo in anticipo agli utenti.

Mezzi di estinzione: gli estintori portatili vanno posizionati e mantenuti ai sensi della UNI 9994-1 (manutenzione semestrale), in numero e tipologia adeguati al carico di incendio e alle sostanze potenzialmente presenti (CO₂ per le apparecchiature elettriche, a polvere per i materiali comuni). Gli estintori vanno segnalati con apposita segnaletica e tenuti liberi da ostruzioni.

6. Formazione e informazione in un coworking: chi forma chi

La formazione e l'informazione sulla sicurezza in un coworking seguono la logica del doppio binario: ciascun datore di lavoro è responsabile della formazione dei propri lavoratori; il gestore dello spazio ha obblighi di informazione verso tutti i soggetti che operano nei propri locali, indipendentemente dal rapporto di lavoro che li lega.

Il gestore del coworking deve:

• formare i propri dipendenti ai sensi dell'art. 37 D.Lgs. 81/08 e dell'Accordo Stato-Regioni 21/12/2011: 4 ore di formazione generale + 4 ore di formazione specifica (rischio basso, codice ATECO 68.20 o 82.11 per i servizi di ufficio e gestione immobiliare) o 8 ore per rischio medio, con aggiornamento di 6 ore ogni 5 anni;
• formare gli addetti antincendio (DM 02/09/2021: 4 ore per rischio basso, 8 ore per rischio medio) e i designati primo soccorso (DM 388/2003: 12 o 16 ore a seconda del gruppo);
• informare tutti gli utenti del coworking — ai sensi dell'art. 26 c. 1 lett. b) D.Lgs. 81/08 — sui rischi specifici dell'ambiente, sulle misure di prevenzione adottate e sulle procedure di emergenza. Questa informazione non è formazione ai sensi dell'art. 37 (non sostituisce la formazione che ciascun utente-datore di lavoro deve fornire ai propri lavoratori), ma è un obbligo autonomo del gestore committente.

Le aziende ospitate devono:

• formare i propri dipendenti ai sensi del D.Lgs. 81/08 con riferimento ai rischi della propria attività (tipicamente: VDT, stress lavoro-correlato, ergonomia) e ai rischi dell'ambiente in cui operano (le informazioni fornite dal gestore ex art. 26 integrano ma non sostituiscono questa formazione);
• informare i propri lavoratori sulle procedure di emergenza dello spazio (come comunicato dal gestore);
• valutare se la propria attività introduce rischi specifici aggiuntivi rispetto a quelli dell'ambiente d'ufficio standard (ad esempio: uso di sostanze chimiche, macchinari particolari, attività fisiche intense) e comunicarli al gestore per il coordinamento.

Un errore comune nel contesto del coworking è che il gestore ritenga di dover formare anche i lavoratori delle aziende ospitate, o che le aziende ospitate ritengano di essere esonerate dalla formazione perché il gestore ha già provveduto a un'informativa. I due adempimenti sono distinti, obbligatori e non sostituibili l'uno con l'altro.

7. Privacy, GDPR e videosorveglianza negli spazi condivisi

I coworking trattano dati personali di varie categorie di soggetti — utenti, lavoratori delle aziende ospitate, visitatori, candidati — e devono essere pienamente conformi al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e al D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018. La gestione della privacy in un coworking presenta aspetti specifici rispetto a un'azienda tradizionale.

Videosorveglianza: le telecamere di sicurezza installate nei locali del coworking riprendono non solo i dipendenti del gestore, ma anche i lavoratori delle aziende ospitate e i loro visitatori. Il quadro normativo applicabile è duplice:

• Per i propri dipendenti, il gestore deve rispettare l'art. 4 della Legge 300/1970 (Statuto dei Lavoratori): le telecamere nei luoghi di lavoro possono essere installate solo per esigenze organizzative e produttive, di sicurezza del lavoro o tutela del patrimonio, previa stipula di accordo sindacale o autorizzazione dell'Ispettorato Territoriale del Lavoro (ITL). In assenza di rappresentanze sindacali, il gestore deve richiedere l'autorizzazione all'ITL.
• Per i lavoratori delle aziende ospitate e per i visitatori, si applicano i principi del GDPR: base giuridica del trattamento (legittimo interesse del gestore alla sicurezza delle persone e del patrimonio, art. 6 c. 1 lett. f GDPR), obbligo di informativa visibile all'ingresso di ciascuna area videosorvegliata (art. 13 GDPR), periodo di conservazione limitato (in genere 24-72 ore salvo esigenze investigative specifiche), accesso ai filmati limitato ai soggetti autorizzati, misure di sicurezza adeguate del sistema (cifratura, accesso con autenticazione forte).

Il gestore deve nominare eventuali Responsabili del Trattamento (DPO se necessario per tipologia o scala del trattamento), tenere il Registro delle Attività di Trattamento(art. 30 GDPR), effettuare la Valutazione d'Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA, art. 35 GDPR) quando il trattamento — in particolare la videosorveglianza sistematica degli spazi di lavoro — può comportare un rischio elevato per i diritti degli interessati.

Accesso con badge e log di presenze: molti coworking gestiscono gli accessi con sistemi di badge o QR code che registrano gli orari di entrata e uscita. Questi dati sono dati personali e vanno trattati con le stesse garanzie: informativa agli utenti, conservazione limitata, accesso ristretto.

La convergenza tra sicurezza sul lavoro (videosorveglianza come misura di sicurezza ex D.Lgs. 81/08) e privacy (GDPR e Statuto dei Lavoratori) richiede una valutazione integrata: supportiamo la gestione documentale per entrambi gli ambiti, sviluppando policy di sicurezza e privacy coerenti.

8. Sorveglianza sanitaria per i lavoratori in coworking

La sorveglianza sanitaria nei coworking è un tema che genera frequente confusione sulla titolarità degli obblighi. La risposta di principio è netta: l'obbligo di sorveglianza sanitaria grava sul datore di lavoro del lavoratore, non sul gestore del coworking in cui il lavoratore opera.

Sorveglianza sanitaria VDT: ai sensi degli artt. 175-176 D.Lgs. 81/08, i lavoratori che utilizzano videoterminali per più di 20 ore settimanali (con deducibilità delle interruzioni) hanno diritto a una visita oculistica preventiva (all'assunzione o all'inizio dell'attività con VDT) e a visite periodiche ogni 5 anni (ogni 2 anni per i lavoratori ultra-cinquantenni o con problemi visivi accertati). Questa sorveglianza è a carico del datore di lavoro dell'utente ospitato nel coworking. Il gestore non ha alcun obbligo di attivare la sorveglianza sanitaria VDT per i lavoratori delle aziende ospitate: non è il loro datore di lavoro.

Il gestore del coworking deve invece attivare la sorveglianza sanitaria VDT per i propri dipendenti — receptionist, community manager, personale amministrativo — che utilizzano videoterminali per più di 20 ore settimanali. Va pertanto nominato il medico competente, che definirà il protocollo sanitario e effettuerà le visite preventive e periodiche.

Sorveglianza sanitaria per altri rischi: se il gestore ha dipendenti esposti a rischi che superano i valori di azione (rumore superiore a 80 dB(A), MMC con indice NIOSH elevato, rischio chimico), deve attivare la sorveglianza sanitaria per quei rischi specifici. Le aziende ospitate sono responsabili della sorveglianza sanitaria per i rischi propri della loro attività.

Postazioni ergonomiche: il gestore ha l'obbligo di garantire che le postazioni destinate ai propri dipendenti soddisfino i requisiti dell'Allegato XXXIV D.Lgs. 81/08. Per le postazioni messe a disposizione degli utenti ospitati, il gestore non ha un obbligo formale come datore di lavoro di quei lavoratori, ma ha un interesse pratico (e un impegno contrattuale di idoneità dello spazio) a garantire postazioni conformi. Ti aiutiamo a verificare gli obblighi applicabili e supportiamo la gestione documentale della sorveglianza sanitaria per i dipendenti del gestore.

11. Fonti normative