Molte contestazioni in un controllo non riguardano documenti mai fatti, ma documenti scaduti: un aggiornamento dei preposti saltato, una visita periodica non programmata, un controllo degli estintori non registrato. Il servizio ricostruisce tutte le scadenze dai documenti esistenti, le raccoglie in un elenco unico per persona e attrezzatura e invia promemoria con anticipo.
Perché le scadenze sfuggono
In una piccola impresa le date sono sparse: gli attestati nella cartella del personale, i giudizi di idoneità presso il medico competente, i verbali di verifica delle attrezzature dal manutentore, il registro antincendio appeso in magazzino. Ogni scadenza ha una periodicità diversa e decorre da una data diversa, e nessuno ha la visione d’insieme.
A questo si aggiunge il cambio di regole. L’Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 ha sostituito gli accordi precedenti e ha fissato termini transitori: i datori di lavoro già in attività devono completare il nuovo corso di almeno 16 ore entro il 19 maggio 2027. Un titolo non aggiornato per oltre 10 anni decade e va rifatto il corso completo. Per un elenco ragionato di tutte le periodicità vedi lo scadenziario della sicurezza; qui descriviamo il servizio.
Le scadenze che gestiamo
| Adempimento | Periodicità | Riferimento |
|---|---|---|
| Aggiornamento lavoratori, dirigenti, datore di lavoro | 6 ore ogni 5 anni | Accordo SR 17/04/2025 |
| Aggiornamento preposti | 6 ore ogni 2 anni, solo in presenza o videoconferenza sincrona | art. 37 c. 7-ter D.Lgs. 81/08 |
| Aggiornamento RSPP / ASPP | 40 / 20 ore ogni 5 anni | Accordo SR 17/04/2025 |
| Aggiornamento RLS | annuale: 4 ore (15-50 lavoratori), 8 ore (oltre 50) | art. 37 c. 11 D.Lgs. 81/08 |
| Addetti antincendio | almeno ogni 5 anni: 2, 5 o 8 ore secondo il livello | D.M. 2/9/2021 |
| Addetti primo soccorso | ogni 3 anni, almeno per la parte pratica | D.M. 388/2003 |
| Abilitazioni per attrezzature | ogni 5 anni, almeno 4 ore di parte pratica | art. 73 c. 5; Accordo SR 2025 |
| Visite mediche periodiche | secondo il protocollo del medico competente | art. 41 D.Lgs. 81/08 |
| Valutazione rumore e vibrazioni | almeno ogni 4 anni | art. 181 D.Lgs. 81/08 |
| Controlli di estintori e impianti antincendio | secondo il D.M. 1/9/2021 e le norme tecniche | D.M. 1/9/2021 |
| Verifica dell’impianto di messa a terra | ogni 5 anni, ogni 2 anni nei casi previsti | D.P.R. 462/2001 |
| Verifiche periodiche delle attrezzature dell’Allegato VII | secondo la tabella dell’Allegato VII | art. 71 c. 11 D.Lgs. 81/08 |
| Formazione alimentaristi | secondo la disciplina regionale | Reg. CE 852/2004, All. II, cap. XII |
Per la parte alimentare, oltre alla formazione, seguiamo le revisioni del manuale e le registrazioni periodiche descritte nello scadenziario HACCP.
Come funziona il servizio
- Raccolta: attestati, giudizi di idoneità, nomine, verbali di verifica, registro dei controlli antincendio, contratti di manutenzione.
- Ricostruzione delle date per persona e per attrezzatura, con la data di decorrenza corretta di ogni scadenza e la segnalazione di ciò che è già scaduto.
- Controllo di coerenza: chi svolge una mansione deve avere la formazione specifica per quella mansione, chi guida un carrello deve avere l’abilitazione, chi è designato addetto deve avere il corso del livello giusto.
- Promemoria con anticipo, in genere due o tre mesi prima, e proposta di calendario per raggruppare corsi e verifiche.
- Aggiornamento a ogni assunzione, cambio di mansione, nuova attrezzatura o nuova sede comunicati dall’azienda.
Cosa ricevi
- elenco unico delle scadenze, ordinato per data, per persona e per attrezzatura;
- rapporto iniziale con le posizioni già scadute e le priorità per rimetterle in regola;
- promemoria periodici e un riepilogo annuale delle scadenze dell’anno successivo.
Esempio: un ristorante di 12 dipendenti
Esempio: un ristorante con 12 dipendenti, un capo cuoco preposto, due addetti antincendio e due di primo soccorso. Il preposto ha l’ultimo corso di marzo 2024: l’aggiornamento biennale di 6 ore scade a marzo 2026 ed è già in ritardo. Gli addetti antincendio, formati nel 2022 con il livello 1, vanno aggiornati con 2 ore di pratica entro il 2027. Il titolare, mai formato come datore di lavoro, ha tempo fino al 19 maggio 2027.
Nei pubblici esercizi c’è anche un termine specifico per i nuovi assunti: il DL 159/2025, convertito dalla L. 198/2025, prevede che la formazione sia completata entro 30 giorni dall’assunzione. Con molti stagionali conviene programmare sessioni a inizio stagione.
Il costo di una scadenza saltata è concreto: per la formazione mancante l’art. 55, comma 5, lett. c prevede arresto da 2 a 4 mesi o ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro, con importi raddoppiati oltre 5 lavoratori e triplicati oltre 10. Puoi stimare durate e date anche con il calcolatore dei tempi di formazione.
Errori tipici nel calcolo delle scadenze
- Contare la scadenza dalla data di stampa dell’attestato invece che dalla fine del corso.
- Considerare l’aggiornamento dei preposti quinquennale come quello dei lavoratori.
- Ritenere che un corso di formazione dei lavoratori fatto presso un altro datore di lavoro copra anche la formazione specifica per la nuova mansione.
- Registrare il controllo degli estintori senza conservare il rapporto del tecnico.
- Dimenticare le visite preventive dei nuovi assunti, che vanno fatte prima di adibirli alla mansione.
Se hai un attestato già scaduto, lo scenario attestati di formazione scaduti spiega come rimediare. Per una prima verifica in autonomia c’è lo scadenziario della formazione. Il servizio supporta la gestione documentale e formativa, ma la responsabilità degli adempimenti resta del datore di lavoro; chi vuole affidare anche l’aggiornamento dei documenti può valutare l’abbonamento di consulenza.
Domande frequentiFAQ
Se un attestato è scaduto devo rifare tutto il corso?
Chi programma le visite mediche periodiche?
Ogni quanto si controllano gli estintori?
Il servizio funziona anche se cambio spesso personale?
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