Verbale della Riunione Periodica di Sicurezza

La riunione periodica di sicurezza: art. 35 D.Lgs. 81/08

L'art. 35 del D.Lgs. 81/08 impone al datore di lavoro di indire, nelle aziende e nelle unità produttive che occupano più di 15 lavoratori, una riunione periodica di prevenzione e protezione dai rischi. La cadenza minima prevista dalla norma è almeno annuale; tuttavia la riunione deve essere convocata anche ogni volta che intervengono modifiche significative alle condizioni di esposizione al rischio, incluse l'introduzione di nuove tecnologie, sostanze o organizzazione del lavoro.

La riunione può essere richiesta in qualsiasi momento anche dall'RLS o dall'RSPP, senza attendere la scadenza annuale, ogniqualvolta sussistano motivi di urgenza o necessità legate alla sicurezza dei lavoratori (art. 35, comma 2, D.Lgs. 81/08).

I partecipanti obbligatori alla riunione sono:

• Datore di lavoro o dirigente delegato— convoca e presiede la riunione; risponde dell'obbligo in caso di mancata organizzazione.
• RSPP (Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione)— illustra l'andamento della sicurezza aziendale, aggiorna il DVR e propone misure di miglioramento.
• Medico competente — presenta la relazione sanitaria annuale in forma aggregata e anonima, e fornisce indicazioni sulla sorveglianza sanitaria.
• RLS (Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza) — partecipa attivamente, formula osservazioni e proposte, e può richiedere che vengano verbalizzate.

La presenza di tutti e quattro i soggetti è condizione necessaria per la regolarità della riunione. L'assenza ingiustificata di uno dei partecipanti obbligatori — in particolare del medico competente o dell'RLS — deve essere documentata nel verbale, con indicazione delle ragioni.

Cosa deve contenere il verbale della riunione periodica

L'ordine del giorno della riunione periodica di sicurezza — e di conseguenza il contenuto minimo del verbale — è determinato dall'art. 35, comma 1, D.Lgs. 81/08, che prevede la trattazione dei seguenti argomenti:

• Presentazione e aggiornamento del DVR— verifica dello stato del Documento di Valutazione dei Rischi, con evidenza delle modifiche intervenute dall'ultima riunione e delle nuove valutazioni effettuate.
• Andamento degli infortuni e delle malattie professionali — analisi degli eventi infortunistici, dei quasi-incidenti e delle malattie professionali registrate nel periodo, con identificazione delle cause e delle azioni correttive adottate o programmate.
• Criteri di scelta, caratteristiche tecniche e idoneità dei DPI— verifica dell'adeguatezza dei Dispositivi di Protezione Individuale in uso, con eventuale aggiornamento della scelta in funzione delle variazioni del profilo di rischio.
• Programmi di formazione e informazione dei lavoratori — stato di attuazione del piano formativo, risultati dei corsi erogati, identificazione delle lacune formative e pianificazione degli interventi futuri.
• Relazione sanitaria annuale del medico competente — presentata in forma strettamente anonima e aggregata, per tutelare la privacy dei lavoratori; illustra gli esiti della sorveglianza sanitaria, i giudizi di idoneità e le eventuali criticità emerse.
• Stato di attuazione del piano di miglioramento — verifica delle misure programmate nella precedente riunione e grado di avanzamento delle azioni correttive e preventive in corso.
• Novità normative e tecniche rilevanti — aggiornamenti legislativi, nuove norme tecniche, circolari ministeriali o prassi di settore che impattano sulla gestione della sicurezza aziendale.
• Proposte e osservazioni dell'RLS — il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza ha il diritto di formulare proposte e di richiedere che le proprie osservazioni vengano inserite nel verbale (art. 50, comma 1, lett. h, D.Lgs. 81/08).

Come si redige il verbale: formalità e struttura

Il verbale della riunione periodica di sicurezza non è soggetto a un modello ministeriale standardizzato, ma deve contenere alcuni elementi essenziali per essere considerato formalmente valido e probatoriamente rilevante:

• Intestazione— ragione sociale dell'azienda, sede legale e unità produttiva di riferimento.
• Data e luogo di svolgimento— con indicazione precisa dell'orario di inizio e conclusione della riunione.
• Elenco dei partecipanti con firma autografa — per ciascun partecipante devono essere indicati: nome, cognome, qualifica (datore di lavoro, RSPP, MC, RLS) e firma originale. In caso di assenza, deve essere indicato il motivo.
• Ordine del giorno— elencazione puntuale dei temi trattati, corrispondente agli argomenti previsti dall'art. 35 D.Lgs. 81/08.
• Sintesi delle discussioni per ciascun punto— non è sufficiente indicare che il punto è stato "discusso"; il verbale deve riportare i contenuti essenziali della discussione, le informazioni presentate e le posizioni espresse dai partecipanti.
• Deliberazioni e impegni assunti— per ogni argomento devono essere indicate le decisioni adottate, le misure programmate, il responsabile dell'attuazione e il termine previsto per l'esecuzione.
• Firme conclusive di tutti i presenti— il verbale deve essere firmato alla fine del documento da tutti i partecipanti, a conferma dell'approvazione del contenuto.

Un verbale generico, che si limiti a elencare i punti dell'ordine del giorno senza riportare i contenuti delle discussioni e le decisioni assunte, ha scarso valore in sede ispettiva e può essere considerato insufficiente dagli organi di vigilanza.

Il verbale come prova in sede ispettiva e penale

Il verbale della riunione periodica di sicurezza assume un rilevante valore probatoriosia in sede amministrativa che penale. Gli organi di vigilanza — Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) e ASL/ATS — possono richiedere i verbali delle riunioni periodiche in qualsiasi momento, anche senza preannuncio di ispezione, per verificare il rispetto dell'art. 35 D.Lgs. 81/08.

L'assenza di verbalifa sorgere una presunzione di fatto che la riunione periodica non sia mai stata tenuta: il datore di lavoro che non è in grado di esibire i verbali delle riunioni degli ultimi anni si trova in una posizione di grave difficoltà probatoria, indipendentemente dal fatto che le riunioni si siano effettivamente svolte. In sede penale, la mancata tenuta della riunione periodica costituisce una violazione dell'art. 35 D.Lgs. 81/08, sanzionata ai sensi dell'art. 55 del medesimo decreto.

Il periodo minimo di conservazione dei verbali è di cinque anni, in analogia con gli altri documenti del sistema di gestione della sicurezza. È buona prassi conservarli per un periodo più lungo (10 anni), tenuto conto dei termini di prescrizione dei reati in materia di sicurezza sul lavoro. La conservazione può avvenire sia in formato cartaceo che digitale, purché i documenti siano integri, leggibili e accessibili in qualsiasi momento.

Aziende con meno di 15 lavoratori: la riunione non è obbligatoria?

L'art. 35 D.Lgs. 81/08 prevede l'obbligo della riunione periodica esclusivamente per le aziende e unità produttive con più di 15 lavoratori. Le aziende che occupano 15 o meno lavoratori non sono, quindi, tenute ex lege a indire la riunione periodica annuale.

Tuttavia, anche nelle aziende sotto soglia, l'RLS può sempre richiedere una riunione straordinariaai sensi dell'art. 50, comma 1, lett. h, D.Lgs. 81/08, ogniqualvolta lo ritenga necessario per questioni legate alla sicurezza dei lavoratori. Il datore di lavoro è tenuto a prendere in considerazione tale richiesta.

Indipendentemente dall'obbligo normativo, è buona prassiper qualsiasi azienda — anche al di sotto dei 15 dipendenti — organizzare periodicamente incontri tra i soggetti della prevenzione e documentarli con un verbale scritto. Questa prassi dimostra l'impegno del datore di lavoro nella gestione proattiva della sicurezza e può avere rilevanza favorevole in sede di eventuale contenzioso o ispezione.

Riunione periodica in modalità telematica: è valida?

L'art. 35 D.Lgs. 81/08 non vieta espressamente lo svolgimento della riunione periodica di sicurezza in modalità telematica (videoconferenza o conferenza telefonica). La norma si concentra sui contenuti dell'incontro e sulle categorie di partecipanti obbligatori, senza prescrivere la presenza fisica in uno stesso luogo.

La partecipazione a distanza è pertanto ammissibile a condizione che:

• la modalità scelta garantisca la piena partecipazione di tutti i soggetti obbligatori (audio e video bidirezionale, possibilità di interagire in tempo reale);
• tutti i partecipanti possano prendere visione dei documenti presentati durante la riunione (es. DVR aggiornato, dati sugli infortuni, relazione sanitaria);
• il verbale venga comunque redatto e firmato da tutti i partecipanti, anche mediante firma digitale qualificata o firma elettronica, con valore equivalente alla firma autografa.

La Circolare del Ministero del Lavoro in materia di smart working e strumenti digitali ha chiarito che le riunioni in materia di sicurezza possono svolgersi con strumenti telematici, purché ne sia garantita l'effettività. Il verbale redatto a seguito di una riunione telematica ha pieno valore probatorio se firmato digitalmente da tutti i partecipanti.