Il D.Lgs. 19 dicembre 1994, n. 758 ha introdotto nel sistema della sicurezza sul lavoro uno strumento fondamentale per la gestione delle violazioni di natura contravvenzionale: la prescrizione obbligatoria da parte degli organi di vigilanza. Si tratta di un meccanismo deflativo del processo penale che, a determinate condizioni, consente al datore di lavoro di estinguere il reato senza ricorrere al giudice, a condizione di eliminare la violazione accertata e di pagare una somma a titolo di oblazione.
Gli organi di vigilanza competenti in materia di sicurezza sul lavoro che possono emettere prescrizioni ai sensi del D.Lgs. 758/94 sono principalmente l'Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) e le Aziende Sanitarie Locali (ASL), attraverso i Servizi di Prevenzione e Sicurezza negli Ambienti di Lavoro (SPRESAL o SPSAL, a seconda delle denominazioni regionali). In alcuni casi, anche l'INAIL può svolgere funzioni di vigilanza con poteri di prescrizione.
Quando l'organo di vigilanza accerta una violazione di una norma penalmente sanzionata (contravvenzione) in materia di sicurezza sul lavoro, è obbligato ad emettere una prescrizione che impone al datore di lavoro di eliminare la violazione entro un termine congruo, tenuto conto della natura dell'inadempienza. Il termine è fissato dall'organo di vigilanza ed è diverso dalla scadenza del verbale di ispezione, con cui non deve essere confuso: il verbale documenta la violazione accertata, mentre la prescrizione è l'atto con cui si impone la regolarizzazione. La prescrizione deve indicare in modo chiaro la norma violata, la condotta omessa o attiva che costituisce la violazione, le misure da adottare per eliminarla e il termine entro cui adempiere.
Entro il termine fissato dalla prescrizione, il datore di lavoro deve eliminare la violazione e comunicare per iscritto all'organo di vigilanza di aver adempiuto alla prescrizione. L'organo di vigilanza, entro 60 giorni dalla comunicazione, verifica l'effettivo adempimento. Se la verifica è positiva, l'organo di vigilanza ne dà comunicazione all'autorità giudiziaria e al datore di lavoro, che può procedere al pagamento dell'oblazione ridotta (pari a un quarto del massimo dell'ammenda prevista per la contravvenzione, ai sensi dell'art. 21 del D.Lgs. 758/94). Il pagamento dell'oblazione entro i termini previsti (30 giorni dalla comunicazione dell'organo di vigilanza) determina l'estinzione del reato contravvenzionale.
Gli errori più comuni da evitare nella gestione delle prescrizioni riguardano: il mancato rispetto del termine fissato dalla prescrizione (che comporta la segnalazione all'autorità giudiziaria senza possibilità di oblazione), la comunicazione di adempimento incompleta o non documentata (che può essere rifiutata dall'organo di vigilanza), il pagamento dell'oblazione senza aver ricevuto la comunicazione di avvenuto adempimento e il pagamento fuori termine. È fondamentale comprendere che la prescrizione non è un semplice avviso amministrativo, ma l'avvio di un procedimento penale sospeso: ogni errore procedurale può avere conseguenze rilevanti sul piano penale.
La differenza tra la prescrizione e il verbale di ispezione è sostanziale: il verbale accerta la violazione e può comportare sanzioni amministrative, mentre la prescrizione riguarda le violazioni penalmente sanzionate e avvia il percorso estintivo del reato. In molti casi, la stessa ispezione può dar luogo sia a verbali amministrativi sia a prescrizioni penali per violazioni diverse, e il datore di lavoro deve gestire i due percorsi in modo separato e coordinato.