La geolocalizzazione dei veicoli aziendali tramite GPS è diventata uno strumento ordinario di gestione delle flotte, delle consegne e degli interventi sul territorio. Tuttavia, quando i veicoli sono utilizzati dai dipendenti nell'esercizio della propria attività lavorativa, il tracciamento GPS solleva questioni rilevanti in materia di controllo a distanza dei lavoratori, regolate dall'art. 4 della L. 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei Lavoratori), modificato dall'art. 23 del D.Lgs. 151/2015 (Jobs Act).
L'art. 4, nel testo vigente, distingue tra strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e strumenti che consentono il controllo a distanza dell'attività dei lavoratori. Per i primi (es. il computer aziendale, il telefono aziendale), le informazioni raccolte possono essere utilizzate a tutti i fini del rapporto di lavoro, nel rispetto del GDPR e delle disposizioni del Codice della Privacy. Per i secondi — tra cui rientrano i dispositivi GPS installati sui veicoli — l'installazione richiede o un accordo collettivo stipulato con le rappresentanze sindacali aziendali (RSA o RSU) o, in assenza di accordo, un'autorizzazione dell'Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL). L'accordo sindacale deve specificare le finalità del trattamento, le categorie di dati raccolti, i tempi di conservazione e le modalità di accesso alle informazioni da parte del datore di lavoro.
La distinzione tra controllo difensivo lecito e controllo occulto è una delle questioni più dibattute in giurisprudenza. La Cassazione ha riconosciuto che il datore di lavoro può legittimamente installare sistemi di controllo per finalità di sicurezza del patrimonio aziendale o di tutela di interessi legittimi, ma ha precisato che questa finalità non può essere utilizzata come pretesto per eludere le garanzie dell'art. 4. In particolare, i provvedimenti del Garante per la Protezione dei Dati Personali hanno censurato i sistemi GPS che consentono un tracciamento in tempo reale continuo, senza che il lavoratore sia informato in modo chiaro e trasparente della presenza del dispositivo, delle finalità del trattamento e dei propri diritti.
Il GDPR (Regolamento UE 2016/679) impone al datore di lavoro, in qualità di titolare del trattamento, di fornire l'informativa privacy ai lavoratori prima dell'avvio del sistema GPS, di individuare la base giuridica del trattamento (che nel contesto lavorativo è generalmente il legittimo interesse o l'esecuzione del contratto), di valutare se il trattamento richieda una Valutazione d'Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA) e di definire i tempi di conservazione dei dati in modo proporzionato alle finalità. Il Garante italiano ha elaborato linee guida specifiche sui sistemi di localizzazione dei veicoli aziendali che integrano le disposizioni del GDPR con i requisiti nazionali dell'art. 4 Statuto.
Per quanto riguarda l'uso delle prove GPS in sede disciplinare, la Cassazione Sezione Lavoro ha consolidato l'orientamento secondo cui i dati raccolti tramite GPS sono utilizzabili come prove disciplinari solo se il sistema è stato installato nel rispetto dell'art. 4 e il lavoratore è stato previamente informato. Le sentenze più recenti del 2024-2025 hanno confermato che l'omissione dell'accordo sindacale o dell'autorizzazione INL rende i dati inutilizzabili ai fini disciplinari, anche quando documentano comportamenti incontrovertibilmente scorretti del lavoratore. Questa posizione garantista della Cassazione rende essenziale per il datore di lavoro rispettare scrupolosamente le procedure prima di installare qualsiasi sistema di tracciamento.