La figura del preposto è stata valorizzata dal D.L. 146/2021 (convertito con L. 215/2021), che ha introdotto significative modifiche agli artt. 19 e 37 del D.Lgs. 81/08. Tra le novità più rilevanti vi è l'obbligo di aggiornamento biennale specifico, distinto dal generale aggiornamento quinquennale dei lavoratori.
L'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 (Rep. 78/CSR) ha fornito il quadro attuativo per questo aggiornamento, definendo una durata minima di 6 ore, da svolgersi con cadenza biennale dalla data dell'ultimo corso di formazione valido. I contenuti devono riguardare: i nuovi obblighi di segnalazione e interlocuzione con il datore di lavoro e il RSPP, le modalità di esercizio del potere di interruzione dell'attività in caso di pericolo grave e immediato, l'aggiornamento normativo sulle principali modifiche al D.Lgs. 81/08, e i casi pratici relativi al ruolo di vigilanza nei confronti dei lavoratori.
Sul tema dell'e-learning, l'Accordo ammette questa modalità solo parzialmente per i moduli tecnici normativa e aggiornamento legislativo, mentre le simulazioni di situazioni di pericolo e i role play devono essere svolti in presenza o in videoconferenza sincrona. La regola generale è che almeno il 50% del monte ore dell'aggiornamento del preposto deve svolgersi con interazione diretta tra discente e docente.
Un aspetto spesso trascurato riguarda la documentazione: il datore di lavoro deve conservare l'attestato di aggiornamento e inserire i dati nel registro della formazione aziendale. In caso di cambio di mansione o di nomina di un nuovo preposto, la formazione specifica e l'aggiornamento biennale decorrono dalla data della nuova nomina.
Le sanzioni per inadempienza sono severe: il datore di lavoro che non garantisce l'aggiornamento biennale del preposto rischia una sanzione amministrativa ai sensi dell'art. 55 del D.Lgs. 81/08. Il preposto, inoltre, risponde in proprio per le carenze di vigilanza imputabili alla mancanza di formazione adeguata, come confermato da recente giurisprudenza.
Le imprese devono pertanto mappare i propri preposti, verificare le date degli ultimi aggiornamenti e pianificare in anticipo i corsi per evitare scoperture. Si consiglia di inserire le scadenze formative nel sistema di gestione della sicurezza e di programmare i corsi con congruo anticipo rispetto alla scadenza.