Libretto d'Uso e Manutenzione delle Macchine

Definizione e fondamento normativo

Il libretto d'uso e manutenzione delle macchine — anche denominato manuale di istruzioni o istruzioni per l'uso— è il documento tecnico che il fabbricante è tenuto a redigere e ad allegare ad ogni macchina prima dell'immissione sul mercato o della messa in servizio. Il suo fondamento normativo si articola su tre livelli distinti ma complementari.

La Direttiva 2006/42/CE (Direttiva Macchine), recepita in Italia con il D.Lgs. 17 del 2010, impone al fabbricante l'obbligo di redigere istruzioni in forma scritta per ogni macchina immessa sul mercato europeo, come requisito essenziale di sicurezza e di salute (RESS) contenuto nell'Allegato I, punto 1.7.4. Senza il libretto d'istruzioni, la macchina non può ricevere la marcatura CE e non può essere legalmente commercializzata nell'area comunitaria.

Il D.Lgs. 81/08 (Testo Unico sulla Sicurezza), all'art. 70, comma 1, stabilisce che le attrezzature di lavoro messe a disposizione dei lavoratori devono essere conformi alle disposizioni legislative e regolamentari di recepimento delle direttive comunitarie applicabili. L'Allegato Vdel medesimo decreto specifica i requisiti minimi per le attrezzature di lavoro già in servizio antecedentemente al recepimento delle direttive, molte delle quali richiedono comunque la disponibilità di documentazione tecnica adeguata. L'art. 70, comma 2, impone al datore di lavoro di verificare che le attrezzature usate siano conformi alle disposizioni di cui all'Allegato V e di acquisire la documentazione necessaria a dimostrare tale conformità.

Il Regolamento UE 2023/1230, destinato a sostituire la Direttiva 2006/42/CE a partire dal 20 gennaio 2027, introduce importanti novità in materia di istruzioni per le macchine, tra cui la possibilità di fornire le istruzioni in formato digitale in alternativa al formato cartaceo, con specifiche condizioni di accessibilità.

Contenuto obbligatorio del libretto

L'Allegato I, punto 1.7.4 della Direttiva 2006/42/CE elenca analiticamente il contenuto minimo obbligatorio delle istruzioni per l'uso. Il libretto deve contenere almeno i seguenti elementi:

• Denominazione e indirizzo del fabbricante— ragione sociale e sede legale del costruttore o del suo mandatario stabilito nell'Unione Europea.
• Designazione della macchina— descrizione del tipo, della serie e del numero di serie, con indicazione dell'anno di fabbricazione.
• Descrizione della destinazione d'uso prevista— indicazione dell'uso corretto della macchina, compresi i limiti operativi (carichi massimi, velocità, temperature, pressioni, condizioni ambientali ammissibili).
• Uso improprio ragionevolmente prevedibile— descrizione degli usi che, pur non essendo previsti dal fabbricante, sono prevedibili in base all'esperienza e che possono generare situazioni di pericolo.
• Istruzioni di montaggio, installazione e collegamento— procedure per l'assemblaggio, le regolazioni iniziali e le verifiche preliminari alla messa in servizio.
• Istruzioni per la messa in funzione e il funzionamento ordinario— sequenze operative per l'avvio, il funzionamento, l'arresto normale e di emergenza.
• Informazioni sui rischi residui— descrizione dei rischi che permangono dopo l'applicazione di tutte le misure di protezione integrate nel progetto, con indicazione dei Dispositivi di Protezione Individuale (DPI) necessari.
• Istruzioni di manutenzione — operazioni di manutenzione ordinaria e periodica, frequenza degli interventi, procedure di smontaggio e rimontaggio, indicazione dei componenti soggetti a usura e delle parti di ricambio raccomandate.
• Istruzioni per la messa fuori servizio, lo smantellamento e lo smaltimento — procedure per la dismissione sicura della macchina a fine vita utile, con indicazione dei materiali pericolosi presenti.
• Caratteristiche rumore e vibrazioni — livello di pressione acustica ponderato A al posto di lavoro e livello di potenza acustica ponderato A della macchina, con indicazione della norma tecnica di misura utilizzata; valori di vibrazione trasmessa al sistema mano-braccio o al corpo intero.
• Lingua — le istruzioni devono essere redatte almeno nella lingua ufficiale del paese di destinazione, o accompagnate da una traduzione in tale lingua, con il testo originale allegato.

L'assenza anche di uno solo di questi elementi costituisce una carenza del libretto che il datore di lavoro deve rilevare e segnalare al fabbricante, richiedendone l'integrazione prima di mettere la macchina a disposizione dei lavoratori.

Macchine usate prive di libretto: cosa fare

Una delle situazioni più frequenti nella pratica aziendale riguarda l'acquisizione di macchine usate prive del libretto d'uso e manutenzione. L'art. 70, comma 2, del D.Lgs. 81/08 impone che il datore di lavoro acquisisca la documentazione necessaria a dimostrare la conformità dell'attrezzatura ai requisiti di sicurezza applicabili.

Quando il libretto non è disponibile perché non fu mai prodotto (macchine antecedenti alla Direttiva Macchine), è andato perduto, o il fabbricante ha cessato l'attività, il datore di lavoro deve procedere nel seguente modo:

• Ricerca del libretto originale — contattare il fabbricante o il distributore originale, verificare se esistono archivi storici, consultare associazioni di categoria o banche dati di manuali tecnici.
• Attestazione di conformità tecnica— se il libretto originale non è recuperabile, è necessario far redigere da un tecnico abilitato (ingegnere iscritto all'albo) una perizia tecnica che attesti la conformità della macchina ai requisiti essenziali di sicurezza dell'Allegato V al D.Lgs. 81/08 per le macchine in servizio prima del recepimento delle direttive europee, oppure ai RESS della Direttiva 2006/42/CE per le macchine più recenti.
• Redazione di istruzioni sostitutive — la perizia tecnica deve includere o essere accompagnata dalla redazione di istruzioni operative sostitutive che coprano almeno le informazioni essenziali: uso corretto, limiti operativi, operazioni di manutenzione, DPI necessari, rischi residui e procedure di emergenza.
• Valutazione specifica del rischio— l'assenza del libretto originale non esonera il datore di lavoro dall'obbligo di valutare i rischi connessi all'uso della macchina nel DVR: la perizia tecnica e le istruzioni sostitutive devono costituire la base documentale per questa valutazione.

Il datore di lavoro che mette a disposizione dei lavoratori una macchina priva di libretto e senza aver adottato le misure alternative sopra descritte risponde di una violazione dell'art. 70 D.Lgs. 81/08, soggetta a sanzione amministrativa. In caso di infortunio, l'assenza di documentazione tecnica costituisce un elemento aggravante della responsabilità. Supportiamo la gestione documentale delle macchine prive di libretto e ti aiutiamo a verificare gli obblighi applicabili nel tuo parco attrezzature.

Responsabilità del datore di lavoro per la conservazione del libretto

Il datore di lavoro è il soggetto responsabile della conservazione e dell'aggiornamento del libretto d'uso e manutenzione per tutta la vita utile della macchina. Questa responsabilità si articola in obblighi concreti e verificabili:

• Conservazione fisica del documento— il libretto deve essere custodito in condizioni che ne garantiscano la leggibilità e l'integrità per tutta la durata di vita della macchina, anche dopo cambiamenti di gestione aziendale, trasferimenti di sede o cessioni dell'attrezzatura.
• Accessibilità per gli addetti alla manutenzione — il libretto deve essere facilmente consultabile da parte degli addetti alla manutenzione ordinaria e straordinaria, in formato cartaceo o digitale con adeguate garanzie di accessibilità.
• Registro degli interventi di manutenzione— le operazioni di manutenzione effettuate devono essere registrate su apposito registro (o sul libretto stesso se prevede spazi a tal fine), con indicazione della data, del tipo di intervento, delle parti sostituite e dell'operatore che ha eseguito il lavoro.
• Aggiornamento in caso di modifiche alla macchina— se la macchina viene modificata dopo l'acquisto (anche modifiche non sostanziali), il datore di lavoro deve valutare se le modifiche incidono sulle istruzioni d'uso e, in caso affermativo, integrare il libretto con le nuove istruzioni operative.
• Trasferimento alla cessione della macchina— in caso di cessione della macchina ad altro utilizzatore, il libretto originale (e il registro degli interventi) deve essere trasferito al nuovo proprietario come parte integrante dell'attrezzatura.

La perdita del libretto durante la vita aziendale è un evento da non sottovalutare: il datore di lavoro deve attivarsi immediatamente per recuperare una copia (rivolgendosi al fabbricante) o, laddove ciò non sia possibile, per far redigere istruzioni tecniche sostitutive adeguate.

Il libretto nel contesto del Reg. UE 2023/1230

Il Regolamento UE 2023/1230, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale dell'Unione Europea il 29 giugno 2023, sostituirà integralmente la Direttiva 2006/42/CE a partire dal 20 gennaio 2027. Fino a tale data, continua ad applicarsi integralmente la Direttiva Macchine vigente.

Il Regolamento introduce alcune innovazioni significative in materia di istruzioni per le macchine:

• Istruzioni in formato digitale — il Reg. UE 2023/1230 ammette la fornitura delle istruzioni in formato digitale (su supporto informatico o accessibili tramite link) come alternativa al formato cartaceo, a condizione che le istruzioni siano facilmente accessibili e aggiornabili durante tutta la vita utile della macchina. Tuttavia, alcune categorie di macchine e alcune tipologie di informazioni di sicurezza critiche devono essere disponibili obbligatoriamente anche in formato cartaceo.
• Requisiti di accessibilità digitale — le istruzioni in formato digitale devono rispettare requisiti specifici di accessibilità: compatibilità con diversi dispositivi, formati aperti e non soggetti a obsolescenza tecnologica, disponibilità offline.
• Ampliamento del campo di applicazione — il Regolamento estende il proprio campo di applicazione a prodotti che erano esclusi dalla Direttiva, come alcune macchine parzialmente completate e i prodotti correlati alle macchine.
• Periodo transitorio — le macchine immesse sul mercato fino al 19 gennaio 2027 continuano a essere disciplinate dalla Direttiva 2006/42/CE. Le macchine immesse dal 20 gennaio 2027 devono rispettare il Regolamento. I libretti delle macchine già in servizio redatti secondo la Direttiva restano validi e non devono essere integrati pro-attivamente.

Supportiamo la gestione documentale del parco attrezzature durante la fase di transizione verso il nuovo Regolamento, ti aiutiamo a verificare lo stato della documentazione tecnica delle macchine presenti in azienda e a pianificare gli adeguamenti necessari.

Il libretto nella valutazione dei rischi: sinergie con il DVR

Il libretto d'uso e manutenzione non è un documento autonomo avulso dal sistema di gestione della sicurezza: costituisce una delle fonti primarie per la valutazione dei rischi connessi all'uso delle attrezzature di lavoroda documentare nel DVR ai sensi dell'art. 28 D.Lgs. 81/08.

In particolare, le informazioni contenute nel libretto alimentano direttamente le seguenti sezioni del processo di valutazione:

• Identificazione dei pericoli— il fabbricante ha l'obbligo di descrivere nel libretto i pericoli connessi all'uso della macchina, inclusi quelli non eliminati dalla progettazione (pericoli meccanici, elettrici, termici, da rumore, da vibrazioni, da sostanze pericolose emesse). Queste informazioni devono essere recepite nel DVR.
• Rischi residui — il libretto identifica i rischi residui non eliminabili con le misure di protezione integrate nel progetto della macchina: il datore di lavoro deve adottare le misure complementari indicate (DPI, formazione, procedure operative) e documentarle nel DVR.
• Dati di esposizione — i livelli di rumore e vibrazione riportati nel libretto costituiscono il punto di partenza per la valutazione specifica ai sensi del Titolo VIII D.Lgs. 81/08 (agenti fisici), da integrare con misurazioni strumentali in condizioni operative reali.
• Requisiti formativi— le istruzioni del fabbricante specificano le competenze necessarie per l'uso sicuro della macchina: queste informazioni devono essere recepite nel piano formativo aziendale per definire il contenuto e i destinatari della formazione specifica all'uso dell'attrezzatura.

Un DVR che non faccia riferimento ai libretti delle attrezzature di lavoro presenti in azienda è generalmente incompleto sotto il profilo della valutazione dei rischi specifici connessi all'uso delle macchine.