Quando il RLS decade (per dimissioni, scadenza del mandato o uscita dall'azienda), il datore di lavoro deve avviare subito il procedimento per ripristinare la rappresentanza: elezione tra i lavoratori (aziende con 15 o più dipendenti) o designazione (aziende sotto i 15 dipendenti), con comunicazione all'INAIL del nuovo nominativo. Nel periodo transitorio, le decisioni urgenti che richiederebbero la consultazione del RLS vanno gestite ricorrendo all'RLST (Rappresentante Territoriale). La mancata copertura espone a sanzioni ex art. 55 D.Lgs. 81/08.
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La situazione
Il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) è una figura obbligatoria prevista dal D.Lgs. 81/08. La sua funzione è garantire la partecipazione dei lavoratori alla gestione della sicurezza: viene consultato prima della redazione o modifica del DVR, in occasione di cambiamenti organizzativi rilevanti, e in tutti i momenti in cui il datore di lavoro ha obblighi di coinvolgimento della rappresentanza.
La decadenza del RLS può avvenire per diversi motivi: dimissioni volontarie dal ruolo, scadenza del mandato (tipicamente triennale, salvo accordi collettivi diversi), uscita dall'azienda per licenziamento, pensione o dimissioni dal rapporto di lavoro, o perdita dei requisiti.
In tutti questi casi si apre un periodo di vacanza della rappresentanza che il datore non può ignorare. La legge non prevede un termine esplicito entro cui procedere alla nuova nomina, ma l'obbligo di garantire la rappresentanza è continuo: ogni atto che richiede la consultazione del RLS (es. aggiornamento DVR, variazione dei rischi, introduzione di nuove attrezzature) compiuto senza rappresentanza è formalmente irregolare.
La situazione cambia a seconda della dimensione aziendale: nelle aziende con 15 o più dipendenti il RLS è eletto dai lavoratori; nelle aziende sotto i 15 dipendenti può essere designato direttamente dai lavoratori o, in assenza di candidature, le funzioni sono svolte dall'RLST (Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza Territoriale) tramite l'organismo paritetico di settore.
Cosa rischi
- Mancata elezione/designazione del RLS: art. 55 c. 5 lett. e) D.Lgs. 81/08 — sanzione penale a carico del datore di lavoro (arresto fino a 3 mesi o ammenda fino a 3.315 €).
- Mancata comunicazione all'INAIL del nuovo RLS: art. 18 c. 1 lett. aa) D.Lgs. 81/08 — sanzione amministrativa da 50 a 300 €, con possibile rilievo in sede ispettiva.
- Decisioni assunte senza consultazione della rappresentanza: DVR, variazioni organizzative, introduzione di nuove attrezzature effettuate senza RLS sono formalmente viziati; in caso di infortunio, l'assenza della rappresentanza è un aggravante della responsabilità datoriale.
- Periodo transitorio non gestito: se l'azienda non ricorre all'RLST durante la vacanza e compie atti che richiederebbero la consultazione, accumula irregolarità documentali che emergono in caso di ispezione.
- Formazione del nuovo RLS non erogata: art. 37 c. 10-11 — il RLS ha diritto a 32 ore di formazione iniziale (per aziende fino a 50 addetti) o più per aziende più grandi, a carico del datore, prima di assumere pienamente le funzioni.
Cosa devi fare ora
Verifica la causa della decadenza e la dimensione aziendale
Accerta se la decadenza è per dimissioni dal ruolo, scadenza del mandato, o uscita dall'azienda. Conta i lavoratori in forza: se hai 15 o più dipendenti si procede con elezione; sotto i 15 con designazione o ricorso all'RLST.
Informa i lavoratori della vacanza e avvia la procedura
Comunica ai lavoratori che il ruolo di RLS è vacante e che si deve procedere a nuova elezione o designazione. Affiggi la comunicazione in bacheca e invia nota scritta. Indica un termine ragionevole entro cui raccogliere le candidature (tipicamente 15-30 giorni).
Elezione del nuovo RLS (aziende con 15+ dipendenti)
Organizza le elezioni secondo le modalità previste dal CCNL applicato o, in assenza, secondo le indicazioni del D.Lgs. 81/08 e degli accordi interconfederali. L'elezione avviene a scrutinio segreto tra tutti i lavoratori. Redigi il verbale di elezione con i voti ricevuti, firmato da scrutatori e datore.
Designazione del RLS o ricorso all'RLST (aziende con meno di 15 dipendenti)
I lavoratori possono designare il RLS per consenso o con votazione informale. Se nessun lavoratore è disponibile o idoneo, il datore contatta l'organismo paritetico di settore territorialmente competente per l'individuazione dell'RLST. L'RLST svolge le funzioni di rappresentanza per quella realtà aziendale.
Gestisci il periodo transitorio con l'RLST
Dall'uscita del vecchio RLS all'insediamento del nuovo, le decisioni urgenti che richiedono consultazione della rappresentanza vanno effettuate coinvolgendo l'RLST. Contatta l'organismo paritetico di riferimento del tuo settore per ottenere il nominativo dell'RLST competente per la tua azienda.
Comunica il nuovo RLS all'INAIL
Entro i termini previsti (art. 18 c. 1 lett. aa) D.Lgs. 81/08), comunica all'INAIL il nominativo del nuovo RLS eletto o designato. La comunicazione avviene tramite il portale INAIL (sezione "Comunicazione RLS"). Conserva la ricevuta della comunicazione.
Eroga la formazione obbligatoria al nuovo RLS
Il nuovo RLS ha diritto a 32 ore di formazione iniziale (per aziende fino a 50 addetti; 40 ore per aziende da 51 a 250; ore aggiuntive per aziende più grandi), a carico del datore, da erogare prima che assuma pienamente le funzioni. Prevedi anche l'aggiornamento annuale di 4 ore. La formazione deve essere svolta durante l'orario di lavoro senza decurtazione di retribuzione.
Aggiorna il DVR e le procedure documentali
Inserisci il nuovo nominativo del RLS nel DVR e in tutti i documenti che lo richiamano. Organizza la prima consultazione formale del nuovo RLS sull'aggiornamento del DVR e su eventuali variazioni dei rischi avvenute durante il periodo di vacanza.
Tempi e priorità
| Azione | Quando | Priorità |
|---|---|---|
| Comunicazione ai lavoratori della vacanza e avvio procedura | Entro 5 giorni dalla decadenza | Urgente |
| Contatto con organismo paritetico per RLST nel periodo transitorio | Entro 7 giorni dalla decadenza | Urgente |
| Elezione o designazione del nuovo RLS | Entro 30 giorni dalla decadenza | Urgente |
| Comunicazione INAIL del nuovo nominativo | Entro 7 giorni dall'elezione/designazione | Urgente |
| Avvio formazione iniziale del nuovo RLS (32 ore) | Entro 60 giorni dall'elezione | Alta |
| Prima consultazione formale del nuovo RLS sul DVR | Entro 30 giorni dall'insediamento | Alta |
| Aggiornamento DVR con nuovo nominativo RLS | Entro 15 giorni dall'insediamento | Alta |
| Pianificazione aggiornamento annuale RLS (4 ore) | Entro 12 mesi dalla formazione iniziale | Media |
Documenti che servono
Documenti da predisporre e conservare
- Comunicazione ai lavoratori della vacanza del ruolo RLS
- Verbale di elezione del nuovo RLS (con voti, scrutatori, data)
- Atto di designazione firmato dai lavoratori (sotto i 15 dipendenti)
- Comunicazione INAIL del nuovo nominativo RLS (con ricevuta)
- Contatto/accordo con organismo paritetico per RLST nel periodo transitorio
- Registro presenze formazione RLS (32 ore iniziali)
- Attestato di formazione RLS
- Piano aggiornamento annuale RLS (4 ore/anno)
- DVR aggiornato con nuovo nominativo RLS
- Verbale prima consultazione RLS post-insediamento
Come ti possiamo aiutare
Supportiamo le aziende in tutto il percorso di ripristino della rappresentanza: dalla comunicazione ai lavoratori alla gestione della procedura di elezione o designazione, dal contatto con l'organismo paritetico per l'RLST nel transitorio alla comunicazione INAIL, fino all'erogazione della formazione obbligatoria del nuovo RLS (anche in modalità FAD sincrona per minimizzare l'impatto sull'operatività).
Per aziende che hanno avuto turnover elevato nella figura RLS, proponiamo anche una revisione della procedura di elezione e del mandato, con redazione di un regolamento interno che riduca il rischio di vacanza futura (previsione di RLS supplente, mandati sfalsati, procedure semplificate per piccole realtà). Aggiorniamo anche il DVR con il nuovo nominativo e organizziamo la prima consultazione formale.
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Domande frequentiFAQ
Devo avere il RLS se ho meno di 15 dipendenti?
Quanto dura il mandato del RLS?
Il RLS può dimettersi dal ruolo senza dimettersi dal lavoro?
Chi paga la formazione del nuovo RLS?
Cosa fa l'RLST che non può fare il RLS eletto?
Entro quanto tempo devo comunicare il nuovo RLS all'INAIL?
Posso nominarmi io stesso RLS come datore di lavoro?
Riferimenti normativi
- D.Lgs. 81/08 art. 47 — rappresentante dei lavoratori per la sicurezza
- D.Lgs. 81/08 art. 48 — RLST: rappresentante territoriale
- D.Lgs. 81/08 art. 50 — attribuzioni del RLS
- D.Lgs. 81/08 art. 37 c. 10-11 — formazione e aggiornamento RLS
- D.Lgs. 81/08 art. 18 c. 1 lett. aa) — comunicazione INAIL nominativo RLS
- D.Lgs. 81/08 art. 55 c. 5 lett. e) — sanzione per mancata elezione RLS
Fonti normative
- D.Lgs. 9 aprile 2008 n. 81, artt. 47-52 — RLS e RLST
- D.Lgs. 9 aprile 2008 n. 81, art. 18 c. 1 lett. aa) — comunicazione INAIL
- D.Lgs. 9 aprile 2008 n. 81, art. 37 c. 10-11 — formazione RLS
- Accordo Stato-Regioni 17 aprile 2025 — formazione RLS
- Accordi interconfederali di settore — procedure di elezione RLS
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