La cartella sanitaria e di rischio del lavoratore è uno degli strumenti fondamentali della sorveglianza sanitaria aziendale. L'art. 25 del D.Lgs. 81/08 stabilisce l'obbligo del medico competente di istituire e aggiornare la cartella per ogni lavoratore sottoposto a sorveglianza, garantendone la custodia con salvaguardia del segreto professionale.
Negli ultimi anni la digitalizzazione delle cartelle sanitarie è diventata prassi consolidata, supportata da software gestionali dedicati. Tuttavia, il passaggio al formato digitale non è privo di implicazioni normative: il D.Lgs. 81/08 non prescrive il formato (cartaceo o digitale), ma impone requisiti sostanziali che la soluzione informatica adottata deve soddisfare.
I requisiti essenziali per le cartelle sanitarie digitali includono: integrità e immodificabilità dei dati (le registrazioni non devono poter essere alterate retroattivamente senza traccia); disponibilità e accessibilità (il medico competente deve poter accedere alle cartelle in qualsiasi momento, anche in caso di cambio del software gestionale); conservazione per almeno dieci anni dalla cessazione dell'attività lavorativa (termini più lunghi per esposizioni a cancerogeni e ad agenti biologici a rischio specifico); protezione dei dati personali ai sensi del Reg. UE 2016/679 (GDPR).
Il medico competente che utilizza cartelle digitali deve assicurarsi che il sistema adottato preveda: autenticazione sicura, log di accesso, backup periodico e procedure di disaster recovery. In caso di cessazione del rapporto contrattuale con l'azienda, il medico deve garantire il trasferimento della documentazione al successore o all'azienda stessa, rispettando i vincoli del segreto professionale e della privacy.
La gestione dei dati sanitari dei lavoratori richiede che il trattamento sia basato su un'adeguata base giuridica (obbligo di legge ex D.Lgs. 81/08) e che sia nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) nelle organizzazioni che trattano dati sanitari su larga scala.