Il Regolamento (UE) 2021/382 ha introdotto modifiche significative all'Allegato II del Reg. CE 852/2004, rafforzando gli obblighi degli Operatori del Settore Alimentare (OSA) in materia di gestione degli allergeni. I chiarimenti applicativi diffusi nel 2026 da autorità di controllo nazionali e comunitarie hanno messo in evidenza un aspetto particolarmente critico per la fase attuale: la gestione delle sostituzioni di ingredienti, problema sempre più rilevante a causa delle difficoltà di approvvigionamento, della volatilità dei prezzi delle materie prime e delle interruzioni nelle catene di fornitura.
Quando un ingrediente viene sostituito — anche in modo temporaneo, per pochi giorni o per un singolo lotto di produzione — l'OSA deve verificare immediatamente se il nuovo ingrediente contiene o è derivato da uno dei 14 allergeni obbligatori elencati nell'Allegato II del Reg. UE 1169/2011: cereali contenenti glutine (frumento, segale, orzo, avena, farro, kamut e loro varietà ibride), crostacei, uova, pesce, arachidi, soia, latte (incluso lattosio), frutta a guscio (mandorle, nocciole, noci, noci di acagiù, noci di pecan, noci del Brasile, pistacchi, noci macadamia), sedano, senape, sesamo, anidride solforosa e solfiti (concentrazioni >10 mg/kg o >10 mg/l), lupino, molluschi.
Per i ristoranti e le attività di ristorazione commerciale, l'aggiornamento dell'informazione allergenica al consumatore deve essere immediato. Se la sostituzione riguarda un piatto già presente nel menu con una specifica dichiarazione allergenica, il menu stesso deve essere aggiornato fisicamente (o il foglio informativo disponibile in sala), oppure il personale di sala deve essere immediatamente informato e istruito a comunicare verbalmente la variazione. Quest'ultima modalità deve essere documentata (es. comunicazione interna scritta, registro delle variazioni allergeniche).
Per l'industria alimentare e il comparto della produzione di alimenti confezionati, la sostituzione di un ingrediente che modifica il profilo allergenico del prodotto richiede l'aggiornamento dell'etichetta entro i termini consentiti dalla normativa di riferimento e la notifica ai clienti B2B (grossisti, ristoranti, distributori) che hanno acquistato il prodotto con la formulazione precedente. Il ritiro dei lotti con etichettatura non aggiornata può essere necessario se l'allergene aggiunto non è dichiarato.
Nel piano di gestione degli allergeni, che deve essere parte integrante del manuale HACCP dell'OSA, la procedura di approvazione dei nuovi ingredienti è un punto di controllo fondamentale. Prima di inserire un nuovo ingrediente in una ricetta o di procedere a una sostituzione, l'OSA deve: verificare la scheda tecnica del fornitore e richiedere dichiarazione scritta sulla presenza di allergeni; valutare il rischio di contaminazione crociata durante la produzione (separazione fisica, pulizia delle linee, ordine di produzione); aggiornare la documentazione HACCP (foglio ricetta, piano HACCP, registro delle variazioni); formare il personale coinvolto nella preparazione e nel servizio. Le autorità di controllo (ASL, NAS, ICQRF) verificano la coerenza tra le dichiarazioni allergeniche e gli ingredienti effettivamente utilizzati, con campionamenti analitici e ispezioni documentali.