Il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) non deve necessariamente essere cartaceo: il D.Lgs. 81/08 all'art. 28 comma 2 ammette espressamente la forma elettronica a condizione che sia garantita l'integrità del documento, la leggibilità nel tempo e la identificabilità dei soggetti responsabili. Il quadro normativo di riferimento per la validità giuridica del documento digitale è il Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005, CAD).
Affinché un DVR in formato elettronico sia giuridicamente valido occorre che sia sottoscritto con firma digitale qualificata o firma elettronica avanzata da parte del datore di lavoro (e, ove applicabile, del RSPP e del medico competente), previa consultazione del RLS. Il documento deve essere marcato temporalmente per provare la data certa della sottoscrizione. La conservazione sostitutiva deve avvenire secondo le regole tecniche dell'AgID (D.Lgs. 82/2005 e delibere AgID), che garantiscono l'immodificabilità, l'integrità e la leggibilità nel tempo dei documenti informatici attraverso l'uso di formati standard (PDF/A) e processi di conservazione certificati.
L'adozione di piattaforme cloud per la gestione del DVR offre vantaggi in termini di accessibilità, aggiornamento in tempo reale e condivisione con i soggetti della prevenzione (RSPP, medico competente, RLS, coordinatori). Tuttavia, il datore di lavoro deve verificare che il fornitore della piattaforma garantisca la conformità ai requisiti del CAD, offra un sistema di firma elettronica qualificata integrato, conservi i documenti secondo le regole AgID e disponga di misure di sicurezza informatica adeguate (cifratura, controllo degli accessi, backup). In caso di ispezione, il datore di lavoro deve essere in grado di esibire il DVR in formato leggibile e dimostrarne la data certa.