FAQ Riunione Periodica di Sicurezza Art. 35 D.Lgs. 81/08

L'art. 35 del D.Lgs. 81/08 stabilisce che nelle aziende e nelle unità produttive che occupano più di quindici lavoratori il datore di lavoro, direttamente o tramite il servizio di prevenzione e protezione, indice almeno una volta all'anno una riunione periodica alla quale partecipano i soggetti individuati dalla norma. L'obbligo grava sul datore di lavoro, che ne è formalmente il convocante e il responsabile, anche quando tale funzione viene delegata al Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP). La soglia dei quindici lavoratori si calcola con riferimento al numero medio dei lavoratori occupati nell'arco dell'anno nell'unità produttiva considerata, includendo i lavoratori a tempo determinato, i lavoratori somministrati presenti in modo continuativo e i collaboratori parasubordinati che svolgono la prestazione presso i locali aziendali. La cadenza minima è annuale, ma il datore di lavoro può convocare la riunione con maggiore frequenza ove lo richiedano le condizioni aziendali, le risultanze della valutazione dei rischi, la sopravvenienza di eventi infortunistici o l'aggiornamento del Documento di Valutazione dei Rischi. In presenza di modifiche significative all'organizzazione del lavoro, all'introduzione di nuove attrezzature o sostanze pericolose o all'esito di infortuni gravi, la prassi consolidata e le linee guida degli organi di vigilanza raccomandano di procedere a una riunione straordinaria senza attendere la scadenza annuale.

L'art. 35, comma 1, del D.Lgs. 81/08 individua in modo tassativo i soggetti che devono partecipare alla riunione periodica: (1) il datore di lavoro o un suo rappresentante (dirigente delegato), che presiede e convoca la riunione; (2) il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP), che illustra i contenuti tecnici della valutazione dei rischi e del programma di prevenzione; (3) il medico competente, laddove la sorveglianza sanitaria sia obbligatoria ai sensi degli artt. 41 e seguenti del D.Lgs. 81/08; (4) il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) o, nelle aziende prive di RLS aziendale, il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza Territoriale (RLST). La partecipazione del medico competente è condizionata alla sussistenza dell'obbligo di sorveglianza sanitaria: se nessun lavoratore dell'unità produttiva vi è soggetto, il medico non è tenuto a intervenire, sebbene la sua presenza sia in ogni caso opportuna. L'assenza ingiustificata di uno dei soggetti obbligati non sospende la riunione, ma deve essere verbalizzata. Il datore di lavoro può invitare anche altri soggetti (preposti, rappresentanti sindacali, consulenti esterni) la cui presenza non è tuttavia obbligatoria ai fini della regolarità della riunione. La regolare convocazione dei partecipanti obbligatori deve risultare da atti scritti con congruo anticipo, al fine di garantire la piena partecipazione.

L'art. 35, comma 2, del D.Lgs. 81/08 elenca gli argomenti che devono obbligatoriamente figurare all'ordine del giorno della riunione periodica. Si tratta di un ordine del giorno legalmente vincolato che non ammette deroghe: (a) il documento di valutazione dei rischi (DVR), con esame delle risultanze aggiornate, delle misure di prevenzione e protezione adottate e di quelle ancora da implementare; (b) l'andamento degli infortuni e delle malattie professionali, con analisi delle cause, delle modalità di accadimento e delle misure correttive adottate; (c) i criteri di scelta, le caratteristiche tecniche e l'efficacia dei dispositivi di protezione individuale (DPI), con particolare riguardo all'idoneità rispetto ai rischi specifici individuati nel DVR; (d) i programmi di informazione e formazione dei dirigenti, dei preposti e dei lavoratori, con verifica dell'attuazione di quelli pianificati nell'anno precedente e definizione di quelli previsti per l'anno in corso. Oltre agli argomenti obbligatori, la riunione può trattare ulteriori temi proposti dai partecipanti, quali la valutazione dell'efficacia del sistema di gestione della sicurezza, l'esito delle ispezioni degli organi di vigilanza, le novità normative intervenute nell'anno o le segnalazioni dei lavoratori raccolte tramite il RLS. La completezza dell'ordine del giorno condiziona la regolarità della riunione e la validità del verbale.

Il D.Lgs. 81/08, nella sua formulazione originaria, non disciplina espressamente la modalità di svolgimento della riunione periodica ex art. 35, limitandosi a prescriverne la cadenza e il contenuto. La questione della partecipazione da remoto ha assunto rilevanza pratica a partire dall'emergenza sanitaria del 2020 e ha trovato risposta in plurimi provvedimenti normativi emergenziali che hanno ammesso lo svolgimento telematico delle riunioni in materia di sicurezza sul lavoro. Superata la fase emergenziale, l'orientamento prevalente di dottrina e organi di vigilanza (Ispettorato Nazionale del Lavoro, ASL) è nel senso di ritenere ammissibile la riunione in videoconferenza a condizione che: (1) tutti i partecipanti obbligatori siano effettivamente presenti in modalità sincrona, potendo intervenire, dialogare e prendere visione dei documenti discussi; (2) la piattaforma utilizzata garantisca l'identificazione dei partecipanti e la registrazione della presenza; (3) sia possibile redigere e sottoscrivere il verbale, anche con firma digitale o con successiva sottoscrizione cartacea; (4) la modalità telematica non pregiudichi la qualità del confronto sui temi in agenda, in particolare la verifica fisica dei DPI e dei luoghi di lavoro, che richiede sopralluoghi in presenza. Si raccomanda di documentare nel verbale le modalità tecniche utilizzate e di conservare traccia delle connessioni. Per aziende multi-sede o con lavoratori distribuiti su territorio vasto, la videoconferenza rappresenta una soluzione organizzativamente efficace, ferma restando la possibilità che l'organo di vigilanza valuti caso per caso la regolarità della procedura.

L'art. 35, comma 4, del D.Lgs. 81/08 dispone che della riunione periodica venga redatto un verbale, che deve essere messo a disposizione dei partecipanti per la sua consultazione. Il verbale costituisce un documento essenziale ai fini della prova dell'avvenuto adempimento dell'obbligo di legge e deve contenere almeno i seguenti elementi: (1) data, ora e luogo di svolgimento della riunione (o modalità telematica utilizzata); (2) elenco dei partecipanti presenti, con indicazione del ruolo ricoperto (datore di lavoro/delegato, RSPP, medico competente, RLS), e degli eventuali assenti con relativa motivazione; (3) ordine del giorno trattato, con svolgimento sintetico ma esaustivo di ciascun punto; (4) esame del DVR: versione in esame, principali aggiornamenti discussi, rischi residui, misure adottate e da adottare con relativa tempistica e responsabile attuativo; (5) andamento infortuni e malattie professionali: dati statistici, analisi delle cause, azioni correttive; (6) DPI: tipologie, criteri di scelta, verifica dell'adeguatezza e delle procedure di consegna e manutenzione; (7) formazione: resoconto delle attività svolte nell'anno e pianificazione per l'anno successivo; (8) eventuali osservazioni del RLS e risposte del datore di lavoro o RSPP; (9) conclusioni e deliberazioni adottate. Il verbale deve essere firmato dal datore di lavoro (o suo delegato) e, ove possibile, controfirmato dal RLS. In merito alla conservazione, sebbene il D.Lgs. 81/08 non fissi un termine esplicito, la prassi e gli indirizzi degli organi di vigilanza indicano una conservazione non inferiore a cinque anni, in modo da coprire i termini di prescrizione delle violazioni amministrative e il periodo utile per le eventuali ispezioni.

L'art. 35, comma 1, del D.Lgs. 81/08 circoscrive esplicitamente l'obbligo di convocare la riunione periodica alle aziende e alle unità produttive che occupano più di quindici lavoratori. Le realtà con un organico pari o inferiore a tale soglia non sono quindi tenute a svolgere la riunione con cadenza annuale imposta dalla legge. Tuttavia, l'art. 35, comma 3, riconosce al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) il diritto di richiedere la convocazione di una riunione al presentarsi di gravi e motivate situazioni di rischio, anche nelle aziende al di sotto dei quindici lavoratori: in tal caso il datore di lavoro non può rifiutarsi, salvo comprovate ragioni organizzative che devono essere comunicate per iscritto al RLS. Nelle aziende con meno di quindici lavoratori, la consultazione del RLS avviene ordinariamente attraverso gli obblighi informativi e consultivi previsti dagli artt. 18 e 50 del D.Lgs. 81/08, che impongono al datore di lavoro di coinvolgere il RLS in tutte le decisioni rilevanti per la salute e la sicurezza. In sostanza, anche le micro e piccole imprese devono garantire al RLS (o al RLST) l'accesso alle informazioni necessarie e un confronto effettivo sulle materie di sicurezza, sebbene la riunione periodica formalizzata non sia un obbligo di legge. La mancata risposta alla richiesta del RLS di convocare una riunione straordinaria, anche nelle aziende sotto soglia, costituisce violazione dei diritti del rappresentante e potrebbe essere contestata dagli organi di vigilanza.

L'omessa convocazione della riunione periodica di prevenzione e protezione, nelle aziende obbligate (oltre quindici lavoratori), configura una violazione dell'art. 35, comma 1, del D.Lgs. 81/08. Il sistema sanzionatorio si articola ai sensi dell'art. 55 del D.Lgs. 81/08, che prevede, per le violazioni degli obblighi a carico del datore di lavoro non delegabili ai sensi dell'art. 17, l'arresto da due a quattro mesi o l'ammenda da 1.644 euro a 6.576 euro (importi aggiornati per effetto delle rivalutazioni periodiche). La sanzione si applica nella forma alternativa tra arresto e ammenda, salvo il caso di recidiva o di violazione che abbia determinato un infortunio o una malattia professionale, ipotesi nelle quali il giudice può optare per la pena detentiva. Occorre precisare che la riunione periodica rientra tra gli obblighi di prevenzione la cui violazione, pur non essendo immediatamente ammessa alla procedura di prescrizione-oblazione ai sensi dell'art. 20 D.Lgs. 758/1994 per le violazioni di natura penale, può essere oggetto di disposizione dell'organo di vigilanza ai sensi dell'art. 14 D.Lgs. 81/08. La violazione può emergere in sede di ispezione da parte dell'ASL o dell'Ispettorato Nazionale del Lavoro, che verificano la regolarità formale della riunione attraverso il verbale e i documenti di convocazione. A queste conseguenze di natura amministrativa e penale si aggiungono potenziali profili di responsabilità civile in caso di infortuni che avrebbero potuto essere prevenuti se le misure di sicurezza fossero state discusse e aggiornate nella riunione periodica.

L'art. 35, comma 3, del D.Lgs. 81/08 attribuisce al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) il diritto di richiedere la convocazione di una riunione al presentarsi di gravi e motivate situazioni di rischio o di significative variazioni delle condizioni di prevenzione in azienda. Si tratta di un diritto soggettivo del RLS che il datore di lavoro non può ignorare o sistematicamente disattendere. La procedura corretta che il RLS deve seguire per esercitare tale diritto prevede: (1) redazione di una richiesta scritta indirizzata al datore di lavoro, nella quale siano indicati in modo specifico i motivi che giustificano la convocazione straordinaria (es. aumento degli infortuni, introduzione di nuovi macchinari o sostanze pericolose, esito di sopralluoghi, segnalazioni dei lavoratori, modifiche organizzative rilevanti); (2) invio della richiesta tramite canale tracciabile (raccomandata, PEC, consegna a mano con ricevuta), in modo da poter documentare la data di ricezione da parte del datore di lavoro; (3) indicazione di un termine ragionevole entro cui si chiede la convocazione, tenuto conto dell'urgenza della situazione. Il datore di lavoro, ricevuta la richiesta, ha l'obbligo di convocare la riunione in un termine compatibile con la gravità della situazione rappresentata. In caso di rifiuto o di silenzio ingiustificato, il RLS può segnalare l'inadempimento all'organo di vigilanza competente per territorio (ASL/Servizio di Prevenzione, Igiene e Sicurezza degli Ambienti di Lavoro - SPISAL o SPSAL) e, se del caso, richiederne l'intervento ispettivo. La documentazione della richiesta scritta e della risposta del datore di lavoro è fondamentale sia per tutelare il RLS sia per dimostrare agli organi di controllo la regolarità o l'irregolarità della condotta datoriale.