La denuncia degli infortuni all'INAIL è un obbligo fondamentale del datore di lavoro, disciplinato dall'art. 53 del DPR 30 giugno 1965, n. 1124 e dall'art. 54 del D.Lgs. 81/08. La comunicazione deve avvenire esclusivamente in via telematica, attraverso il portale INAIL, entro 2 giorni lavorativi dalla ricezione del certificato medico nel caso di infortuni che comportino un'assenza dal lavoro superiore a 3 giorni, e entro 24 ore nel caso di infortuni mortali o con prognosi di pericolo di vita. La violazione di questi termini comporta sanzioni amministrative a carico del datore di lavoro.
Il sistema di comunicazione telematica degli infortuni si basa sull'integrazione tra il portale INAIL e il sistema informativo del Servizio Sanitario Nazionale (SSN). Il medico che visita per primo il lavoratore infortunato è tenuto a trasmettere il certificato medico telematicamente all'INAIL, indicando la prognosi e la diagnosi in codice ICD-10. Il datore di lavoro riceve automaticamente una notifica della disponibilità del certificato medico telematico nel proprio cassetto previdenziale INAIL e da quel momento decorrono i termini per la denuncia dell'infortunio. In caso di infortuni in itinere (occorsi nel percorso casa-lavoro o tra due luoghi di lavoro), la denuncia segue le stesse modalità e termini degli infortuni sul lavoro propriamente detti, ma il datore di lavoro deve indicare le circostanze dell'infortunio in itinere nel modulo di denuncia.
Per gli infortuni mortali, oltre alla denuncia telematica all'INAIL entro 24 ore, il datore di lavoro è tenuto a comunicare immediatamente l'evento all'Autorità di Pubblica Sicurezza (Carabinieri o Polizia di Stato), ai sensi dell'art. 54 comma 1 del D.Lgs. 81/08. La comunicazione all'Autorità di PS deve precedere qualsiasi intervento che possa alterare lo stato dei luoghi, che deve essere preservato per consentire le indagini. Parallelamente, il datore di lavoro deve notificare l'infortunio mortale all'ASL territorialmente competente e all'Ispettorato Nazionale del Lavoro. La mancata o tardiva comunicazione degli infortuni mortali è sanzionata penalmente.
Le novità operative del 2026 riguardano principalmente il miglioramento dell'interfaccia del portale INAIL per la denuncia degli infortuni e l'aggiornamento delle istruzioni operative per la compilazione del modulo di denuncia. In particolare, sono stati chiariti i criteri per la classificazione degli infortuni in itinere con mezzo di trasporto privato, la gestione delle denunce per lavoratori in missione all'estero e le modalità di rettifica delle denunce già trasmesse. I datori di lavoro sono invitati a verificare che i propri sistemi di gestione HR siano integrati con il portale INAIL per ricevere in tempo reale le notifiche dei certificati medici e rispettare i termini di denuncia.