La clausola 8.1 della norma ISO 45001:2018 richiede alle organizzazioni di pianificare, implementare, controllare e mantenere i processi necessari per soddisfare i requisiti del sistema di gestione SSL e per attuare le azioni identificate nella fase di pianificazione. Si tratta di uno degli elementi centrali del ciclo PDCA su cui si fonda il sistema di gestione.
Le nuove linee guida INAIL approfondiscono le modalità concrete per tradurre i requisiti normativi in controlli operativi documentati, distinguendo tra controlli tecnici (ingegneristici), amministrativi e di processo. Particolare attenzione è dedicata alla gestione delle modifiche (change management) e ai processi esternalizzati, temi rispetto ai quali le organizzazioni registrano le maggiori difficoltà implementative.
Il documento INAIL propone anche una serie di indicatori di processo (KPI) per monitorare l'efficacia dei controlli operativi nel tempo: tasso di rispetto delle procedure, numero di non conformità rilevate in audit interni, percentuale di lavoratori formati sui controlli specifici. Tali indicatori si integrano con quelli di risultato già comunemente utilizzati (indici di frequenza e gravità degli infortuni).
Le organizzazioni certificate ISO 45001 o in fase di prima certificazione possono utilizzare queste linee guida come riferimento per la predisposizione delle procedure operative e per la preparazione agli audit di terza parte. L'adeguamento dei sistemi di gestione esistenti alla luce di questi indirizzi costituisce inoltre un elemento positivo ai fini della riduzione del premio INAIL tramite lo strumento OT23.