Sicurezza Biblioteche e Archivi: Guida Completa 2026

1. Quadro normativo: D.Lgs. 81/08 per biblioteche pubbliche e private, archivi statali

Le biblioteche e gli archivi — siano essi pubblici (comunali, provinciali, statali, universitari, scolastici) o privati (fondazioni, enti ecclesiastici, associazioni culturali) — rientrano pienamente nell'ambito di applicazione del D.Lgs. 9 aprile 2008 n. 81 (Testo Unico sulla salute e sicurezza sul lavoro) dal momento in cui impiegano almeno un lavoratore subordinato o equiparato. L'applicazione del D.Lgs. 81/08 agli enti pubblici è esplicita: l'art. 3 c. 1 estende il campo di applicazione a tutti i settori di attività, privati e pubblici, senza eccezioni per la natura giuridica del datore di lavoro.

Per gli archivi statali e per le strutture del Ministero della Cultura (MiC), il datore di lavoro è tipicamente il dirigente responsabile della struttura con autonomia di spesa e organizzazione. I Comuni che gestiscono biblioteche pubbliche identificano il datore di lavoro ai sensi dell'art. 2 lett. b) D.Lgs. 81/08 nel soggetto titolare del rapporto di lavoro e con effettivi poteri decisionali: nella prassi, il Sindaco per atto formale può delegare queste responsabilità a un dirigente o al responsabile del servizio.

Il quadro normativo specifico per archivi e biblioteche include: il D.M. 10/03/1998 sui criteri di sicurezza antincendio, il D.P.R. 151/2011 per le attività soggette a CPI (categoria 34 per gli archivi sopra determinate soglie), le linee guida INAIL sul rischio biologico negli ambienti non sanitari, le norme tecniche UNI EN ISO 9241 per i posti di lavoro con videoterminale, e la normativa ISO 11228 sulla movimentazione manuale dei carichi.

Supportiamo biblioteche, archivi statali e comunali, centri documentali universitari e archivi privati nella gestione documentale della sicurezza, adattata alle caratteristiche specifiche dell'istituzione e del patrimonio conservato.

2. DVR per biblioteche e archivi: rischi specifici

Il Documento di Valutazione dei Rischi per una biblioteca o un archivio deve identificare e valutare i rischi peculiari di queste tipologie di ambienti di lavoro, significativamente diversi da quelli di un generico ufficio o di un contesto produttivo. I rischi caratteristici del settore comprendono:

• Rischio biologico da agenti presenti nelle polveri di archivio: spore fungine, batteri, acari, frammenti di insetti, materiale organico degradato. Il rischio è massimo nei fondi storici con materiale antico o non trattato.
• Rischio chimico per gli addetti al restauro: solventi organici (alcol etilico, acetone, toluene, acquaragia), adesivi, prodotti di consolidamento e deacidificazione, inchiostri e pigmenti. Alcuni fondi storici contengono arsenico da trattamenti conservativi ottocenteschi.
• Movimentazione manuale dei carichi: trasporto di volumi pesanti, casse di archivio, attrezzature di consultazione, movimentazione di scaffalature compatte.
• Rischio VDT per catalogatori, reference librarian e personale amministrativo che utilizza il videoterminale per periodi superiori a 20 ore settimanali.
• Microclima: gli ambienti di conservazione richiedono condizioni termoigrometriche controllate (temperatura 16-18°C, umidità relativa 45-55%) che possono essere scomode per il personale che vi opera per lungo tempo.
• Rischio incendio: elevatissimo carico di incendio per la presenza di carta, pergamena, legno, tessuti; specificità degli impianti di spegnimento richiesti per la tutela del patrimonio.
• Lavori in quota: accesso a scaffalature alte tramite scale a pioli, scale a libro, soppalchi, con rischio di caduta.

Il DVR va elaborato con il coinvolgimento del medico competente (quando nominato), dell'RLS e, per gli aspetti tecnici di restauro, eventualmente con consulenza di un esperto in conservazione dei beni culturali. Va aggiornato ogni volta che cambiano le condizioni lavorative, a seguito di infortuni significativi o di acquisizione di nuovi fondi che modificano il profilo di rischio.

3. Rischio biologico: muffe, funghi, polvere d'archivio, acari su materiale antico

Il rischio biologico negli archivi e nelle biblioteche è disciplinato dal Titolo X D.Lgs. 81/08 (artt. 266-286) ed è uno dei rischi più caratteristici e meno noti di questo settore lavorativo. La polvere accumulata su materiale cartaceo antico — specialmente in fondi non trattati, in depositi con ventilazione insufficiente o con episodi pregressi di umidità — può contenere concentrazioni significative di agenti biologici pericolosi per la salute.

I principali agenti biologici documentati negli archivi sono:

• Funghi e muffe: Aspergillus fumigatus (Gruppo 2, rischio di aspergillosi invasiva in soggetti immunodepressi), Aspergillus flavus (produttore di aflatossine), Penicillium spp., Cladosporium spp., Alternaria spp. La presenza di macchie scure o bianche sul materiale cartaceo indica contaminazione fungina attiva.
• Batteri: Actinomiceti termofili (responsabili di ipersensibilità polmonare), Bacillus spp., Streptomyces spp. Le spore batteriche sono estremamente resistenti e rimangono vitali per decenni sui supporti cartacei.
• Acari della polvere: Dermatophagoides pteronyssinus e farinae sono allergizzanti potenti, responsabili di asma occupazionale e rinite allergica. La loro densità nelle polveri di archivio può essere molto elevata in ambienti con umidità relativa superiore al 55%.
• Materiale organico degradato: frammenti di insetti (Dermestidi, Lepisma argentea, Stegobium paniceum), peli e feci di roditori in archivi non adeguatamente protetti.

Le misure di prevenzione e protezione comprendono: monitoraggio microbiologico ambientale periodico nelle sale di deposito, sistemi di ventilazione con filtrazione HEPA per i depositi di materiale a rischio, procedure scritte di movimentazione del materiale polveroso che minimizzino il sollevamento di polveri (apertura lenta dei faldoni, utilizzo di aspiratori con filtro HEPA per la pulizia), fornitura e uso obbligatorio di DPI respiratori (FFP2 per operazioni ordinarie, FFP3 per operazioni intensive o in presenza di materiale visibilmente contaminato da muffe), guanti monouso in nitrile, formazione specifica degli archivisti sui rischi biologici e sui sintomi da sorvegliare (tosse persistente, dispnea, rinite, eruzioni cutanee).

4. Rischio chimico: solventi per restauro, prodotti di conservazione, inchiostri

Il rischio chimico in biblioteche e archivi interessa in primo luogo gli addetti alle attività di restauro e conservazione, ma può coinvolgere anche il personale che tratta fondi particolari. La valutazione va effettuata ai sensi del Titolo IX D.Lgs. 81/08 (artt. 223-232) raccogliendo le Schede di Sicurezza (SDS) di tutti i prodotti utilizzati.

Tutti i laboratori di restauro devono essere dotati di cappe aspiranti localizzate per le operazioni con solventi volatili. I prodotti vanno conservati in armadio metallico antincendio ventilato, separati dalle fonti di ignizione. I fondi con sospetta presenza di arsenico (spesso segnalabile da un caratteristico odore di aglio o da cartellini d'archivio storici che ne segnalano il trattamento) richiedono procedura specifica con valutazione preventiva del rischio, DPI di Cat. III, monitoraggio biologico degli archivisti esposti e comunicazione all'ASL competente.

5. Movimentazione manuale dei carichi: libri, casse, scaffalature mobili

La movimentazione manuale dei carichi (MMC) è disciplinata dal Titolo VI D.Lgs. 81/08 (artt. 167-171) e dalle norme tecniche ISO 11228 richiamate nell'Allegato XXXIII. Per il personale di biblioteche e archivi le attività di MMC sono frequenti e spesso sottostimate rispetto ad altri settori.

Le principali attività di MMC nel settore comprendono:

• Movimentazione di singoli volumi: dizionari enciclopedici, atlanti geografici, volumi di grande formato (folio, in-folio) e libri antichi rilegati possono pesare singolarmente 5-15 kg. L'estrazione da scaffali alti con braccia elevate sopra la testa rappresenta una postura a rischio.
• Trasporto di casse di archivio: le casse standard da archivio (faldoni in scatola) pesano 15-25 kg a pieno carico. Il trasporto di serie di casse per riordini, traslochi di fondi o digitalizzazione comporta esposizione prolungata al rischio MMC.
• Movimentazione di scaffalature compatte mobili: lo spostamento manuale delle scaffalature compatte (per aprire la corsia di accesso al fondo) richiede spinte e trazioni che vanno valutate con il metodo Snook-Ciriello in base al peso e alla frequenza delle manovre.
• Attività di ordinamento e collocazione: le posture di lavoro nelle attività di scaffalatura (inginocchiarsi per i ripiani bassi, estendere le braccia per i ripiani alti, torsioni del tronco) sono fattori ergonomici che contribuiscono al rischio muscolo-scheletrico.

Le misure di prevenzione includono: carrelli portavolumi con piani estraibili per la consultazione, scale con gradino di appoggio e piano portaoggetti per l'accesso ai ripiani alti, limitazione del peso delle casse di archivio (max 15 kg), formazione sulla corretta tecnica di sollevamento, rotazione delle mansioni per le attività più pesanti. Quando la valutazione NIOSH supera il valore di azione, va attivata la sorveglianza sanitaria tramite medico competente.

6. Rischio VDT e ergonomia per catalogatori e addetti reference

Il rischio da videoterminale (VDT) è disciplinato dal Titolo VII D.Lgs. 81/08 (artt. 172-179) e dall'Allegato XXXIV. È definito lavoratore VDT chi utilizza una attrezzatura munita di videoterminali in modo sistematico o abituale per 20 o più ore settimanali, dedotte le interruzioni di cui all'art. 175. Catalogatori, reference librarian, archivisti che lavorano con sistemi informativi bibliotecari (SBN, OPAC, MANUSonline, sistemi di gestione documentale) e personale amministrativo di biblioteche e archivi rientrano tipicamente in questa categoria.

Gli obblighi del datore di lavoro per i lavoratori VDT comprendono:

• Analisi dei posti di lavoro con VDT per la verifica della conformità ai requisiti dell'Allegato XXXIV (dimensioni del piano di lavoro, altezza della sedia, posizionamento del monitor, illuminazione, riflessi).
• Garanzia di una interruzione dell'attività al VDT di 15 minuti ogni 2 ore di lavoro continuativo (art. 175 D.Lgs. 81/08), con possibilità di sostituzione con pausa o con lavoro diverso.
• Sorveglianza sanitaria con visita preventiva e periodica (ogni 2 anni per i lavoratori under 50, ogni anno per gli over 50 o in caso di problemi visivi segnalati) focalizzata su: acuità visiva, affaticamento visivo, postura, disturbi muscolo-scheletrici cervicali e dorsali.
• Fornitura di correzione ottica adeguata al lavoro al VDT, se la visita del medico competente evidenzia che gli occhiali normali del lavoratore non sono adeguati alle distanze di lavoro allo schermo (art. 176 D.Lgs. 81/08).

Il lavoro con i libri fisici (lettura in postura flessa, consultazione di volumi grandi su piani non adeguati) presenta rischi posturali analoghi al VDT. Il DVR deve valutare le postazioni di consultazione e di lavoro manuale con la stessa attenzione riservata alle postazioni informatizzate.

7. Microclima: temperature e umidità negli ambienti di conservazione

Il controllo del microclima negli archivi e nelle biblioteche risponde a una duplice esigenza: la conservazione del patrimonio documentale (che richiede condizioni stabili e controllate) e il benessere e la salute dei lavoratori che operano in quegli ambienti. Le due esigenze possono entrare in conflitto, e questa tensione deve essere gestita nel DVR con consapevolezza.

Le condizioni ottimali per la conservazione del materiale cartaceo e archivistico prevedono: temperatura stabile tra 14°C e 18°C, umidità relativa (UR) stabile tra 45% e 55%, assenza di sbalzi rapidi di temperatura e umidità, ventilazione controllata con ricambio d'aria filtrato. Queste condizioni, ottimali per il materiale, comportano per i lavoratori un ambiente piuttosto freddo e possono determinare disagio termico soprattutto per chi opera nei depositi per periodi prolungati.

Il D.Lgs. 81/08 (Allegato IV) stabilisce che la temperatura nei luoghi di lavoro in periodo freddo deve essere adeguata all'organismo umano, tenuto conto dei metodi di lavoro applicati e degli sforzi fisici imposti ai lavoratori. Per le attività sedentarie nei depositi freddi va valutato il rischio da stress termico da freddo ai sensi delle norme tecniche ISO 11079 e UNI EN ISO 7730. Le misure di protezione comprendono: abbigliamento termico adeguato (da indicare nel DVR come DPI), limitazione del tempo di permanenza nei depositi più freddi, alternanza con ambienti a temperatura normale, monitoraggio periodico delle condizioni microclimatiche con strumentazione idonea (termo-igrometri calibrati con registrazione continuativa).

8. Rischio incendio: materiale cartaceo, impianti antincendio specifici per archivi

Il rischio incendio negli archivi e nelle biblioteche è tra i più elevati che un edificio adibito ad attività lavorative possa presentare. La combinazione di elevato carico di incendio (carta, pergamena, legno, tessuti), irripetibilità e insostituibilità del materiale conservato e caratteristiche costruttive degli edifici storici (soffitti alti, strutture lignee, aperture tra i piani) richiede un approccio specifico e differenziato rispetto al generico luogo di lavoro.

Il quadro normativo di riferimento comprende: il D.M. 10/03/1998 (criteri generali di sicurezza antincendio nei luoghi di lavoro), il D.P.R. 1 agosto 2011 n. 151 (attività soggette a CPI) e il D.M. 02/09/2021 (gestione delle emergenze). Gli archivi con superficie superiore a 1.000 m² rientrano nella categoria 34 del D.P.R. 151/2011 e sono soggetti all'obbligo di ottenere il Certificato di Prevenzione Incendi (CPI) dai Vigili del Fuoco.

Le specificità degli impianti antincendio negli archivi e biblioteche di pregio comprendono:

• Rilevazione precoce: rilevatori di fumo ottici ad alta sensibilità (VEDS — Very Early Detection Systems, come sistemi ad aspirazione ASD) sono preferiti ai rilevatori convenzionali per la rilevazione di incendi nelle fasi iniziali su materiale che brucia con fiamma lenta e molto fumo.
• Spegnimento automatico a gas inerte: sistemi a CO2, argon, IG-541 (Inergen) o HFC sono preferiti agli sprinkler ad acqua nelle sale di deposito chiuse, poiché non danneggiano il materiale. Gli sprinkler ad acqua restano idonei nelle zone accessibili al pubblico e negli uffici.
• Estintori: CO2 nelle zone di deposito (non polvere, che contamina irrimediabilmente il materiale; non acqua, che lo distrugge); estintori a polvere solo nelle aree tecniche e nei corridoi.
• Piano di evacuazione del patrimonio: le linee guida UNESCO e del Consiglio d'Europa per la protezione del patrimonio documentale raccomandano la predisposizione di un piano di evacuazione prioritaria dei materiali irreversibili, con lista dei pezzi da recuperare per primi in caso di incendio.

La formazione antincendio degli addetti segue il D.M. 02/09/2021. Per gli archivi con rischio elevato il corso è da 16 orecon parte pratica obbligatoria. Tutti i lavoratori devono conoscere le vie di esodo, i punti di raccolta, l'ubicazione degli estintori e delle centraline di rilevazione.

9. Lavori in quota: scale e soppalchi per scaffalature alte

I lavori in quota nelle biblioteche e negli archivi riguardano principalmente l'accesso alle scaffalature alte e ai soppalchi. Il D.Lgs. 81/08 definisce lavoro in quota qualsiasi attività lavorativa che esponga il lavoratore al rischio di caduta da una quota posta ad un'altezza superiore a 2 m rispetto a un piano stabile (art. 107). Per lavori al di sotto di questa soglia si applica comunque l'obbligo di valutazione del rischio di caduta dall'alto.

Le attrezzature di accesso in quota nelle biblioteche e negli archivi comprendono:

• Scale a pioli portatili: devono essere conformi alla norma UNI EN 131, marcate CE, con piedini antiscivolo, blocco di apertura per le scale doppie, capacità portante adeguata. L'uso di scale a pioli per accedere ai ripiani deve rispettare le norme di sicurezza specifiche: mai portare carichi pesanti salendo su una scala a pioli, mai usare la scala in posizione instabile, mai usare le ultime due piole come gradini di lavoro.
• Scale scorrevoli su binario (scale da biblioteca): le scale su rotaia fissa, tipiche delle biblioteche storiche, devono avere sistema di blocco nella posizione di lavoro, mancorrenti adeguati, gradini antisdrucciolo. Vanno ispezionate periodicamente per verificare l'integrità del binario e del meccanismo di scorrimento.
• Soppalchi e passerelle: i soppalchi adibiti a deposito devono avere parapetto perimetrale di altezza minima 1 m con corrente intermedio e battuta da piede (Allegato IV D.Lgs. 81/08), pavimento con coefficiente di attrito adeguato, portata documentata.

La formazione specifica per i lavori in quota è obbligatoria per i lavoratori che accedono a scaffalature alte e soppalchi. Il DVR deve includere la valutazione del rischio di caduta per ciascuna tipologia di accesso in quota presente nella struttura.

10. Illuminazione in ambienti di conservazione e lavoro

L'illuminazione nelle biblioteche e negli archivi deve rispondere contemporaneamente alle esigenze conservative del patrimonio (limitare l'esposizione dei documenti alla radiazione luminosa, particolarmente pericolosa per inchiostri e coloranti) e ai requisiti normativi per la sicurezza e il benessere dei lavoratori.

I requisiti normativi per i livelli di illuminamento nei luoghi di lavoro sono definiti nell'Allegato IV D.Lgs. 81/08 e nella norma UNI EN 12464-1 (illuminazione dei posti di lavoro interni). Per le principali aree di una biblioteca o archivio:

Per la conservazione del materiale è preferibile illuminazione a LED a bassa emissione UV e IR, con temperatura di colore neutra (3000-4000 K). Nei depositi l'illuminazione va attivata solo quando il personale è presente (sensori di presenza), riducendo l'esposizione cumulativa dei documenti alla luce. L'illuminazione di sicurezza (almeno 1 lux nelle vie di esodo, con autonomia di 1 ora) è obbligatoria ai sensi dell'Allegato IV D.Lgs. 81/08 e della norma CEI EN 50171.

11. Formazione obbligatoria per addetti biblioteche e archivi

Le biblioteche e gli archivi (codice ATECO 91.01) sono classificati come attività a rischio medio dall'Accordo Stato-Regioni del 21/12/2011. Il monte ore di formazione dei lavoratori è di 12 ore totali: 4 ore di formazione generale e 8 ore di formazione specifica sui rischi del settore. L'aggiornamento periodico è di 6 ore ogni 5 anni.

I contenuti della formazione specifica per il settore biblioteche e archivi devono includere:

• Rischio biologico da polveri di archivio: agenti presenti, vie di esposizione, sintomi da sorvegliare, DPI respiratori e loro corretto utilizzo.
• Rischio chimico per gli addetti al restauro: lettura delle SDS, DPI chimici, procedure di emergenza in caso di contatto.
• Movimentazione manuale dei carichi: tecnica corretta di sollevamento, uso dei carrelli, rischi posturali nelle scaffalature alte e basse.
• Rischio VDT: corretta impostazione della postazione, pause, segnalazione dei disturbi visivi.
• Rischio incendio: localizzazione degli estintori, funzionamento degli impianti di rilevazione, vie di esodo, piano di emergenza, procedura di evacuazione del patrimonio.
• Lavori in quota: uso corretto delle scale, regole di sicurezza sui soppalchi.

I preposti (responsabili di sala, capi archivisti, coordinatori) seguono un percorso aggiuntivo di 8 ore. Gli addetti antincendio per rischio elevato seguono il corso specifico da 16 oreai sensi del D.M. 02/09/2021. Per gli enti pubblici la formazione rientra nei piani formativi annuali ex D.Lgs. 165/2001 e può essere erogata da enti di formazione accreditati o dalla struttura formativa interna dell'amministrazione.

12. Sorveglianza sanitaria e sanzioni

La sorveglianza sanitariaper il personale di biblioteche e archivi è obbligatoria ai sensi dell'art. 41 D.Lgs. 81/08 ogni volta che la valutazione del rischio evidenzia esposizioni che superano i valori di azione. I principali trigger per questo settore sono: rischio biologico da polveri di archivio classificato al Gruppo 2 o superiore, movimentazione manuale dei carichi con indice NIOSH superiore al valore di azione, utilizzo di VDT per 20 o più ore settimanali, esposizione a solventi organici nelle attività di restauro.

Il medico competente, nominato mediante lettera di incarico, effettua: la visita preventiva prima dell'assunzione o del cambio di mansione; le visite periodiche secondo il protocollo sanitario (ogni anno per i lavoratori VDT over 50, ogni anno per gli esposti a rischio biologico classificato, ogni 2 anni per i lavoratori VDT under 50 senza problemi); le visite a richiesta del lavoratore; le visite dopo assenza per malattia superiore a 60 giorni continuativi. Esprime il giudizio di idoneità alla mansione specifica, che il datore di lavoro è tenuto a recepire nell'organizzazione del lavoro.

Le principali sanzioni ai sensi del D.Lgs. 81/08 applicabili alle biblioteche e agli archivi sono:

• Mancata redazione del DVR: arresto da 3 a 6 mesi o ammenda da 3.071 a 7.862 euro (art. 55 c. 1 lett. a).
• Mancata nomina RSPP: arresto da 3 a 6 mesi o ammenda da 2.500 a 6.400 euro (art. 55 c. 1 lett. b).
• Mancata formazione lavoratori: arresto fino a 8 mesi o ammenda fino a 5.700 euro per lavoratore non formato (art. 55 c. 5 lett. c).
• Mancata nomina del medico competente (quando dovuta): arresto da 2 a 4 mesi o ammenda fino a 3.714 euro (art. 55 c. 5 lett. a).
• Mancata sorveglianza sanitaria: ammenda da 1.315 a 5.699 euro (art. 58).
• Mancata predisposizione del CPI (per archivi soggetti a D.P.R. 151/2011): sanzione penale ex art. 20 D.P.R. 151/2011, arresto fino a 1 anno o ammenda fino a 5.164 euro.

Per gli enti pubblici la responsabilità è personale del dirigente o del funzionario delegato. Le prescrizioni ex D.Lgs. 758/94 consentono la regolarizzazione entro il termine assegnato con pagamento ridotto dell'ammenda. Il mancato adeguamento entro il termine riattiva il procedimento penale. In caso di infortuni gravi o mortali si aggiungono i profili penali ex artt. 589-590 c.p.

14. Fonti normative