FAQ Registro infortuni — Obblighi di registrazione e denuncia INAIL

No. L'obbligo di tenere il registro infortuni cartaceo è stato abolito dall'art. 21, comma 4, del D.L. 151/2015 (convertito con L. 208/2015), con decorrenza 23 dicembre 2015. La disposizione ha soppresso l'obbligo di cui all'art. 53 del D.Lgs. 81/08 che imponeva la tenuta del registro infortuni vidimato dall'ASL. Da quella data, la registrazione degli eventi infortunistici avviene esclusivamente attraverso la denuncia/comunicazione telematica all'INAIL, tramite i canali digitali messi a disposizione dall'Istituto. Tuttavia, permane l'obbligo di denuncia all'INAIL per gli infortuni che comportano un'assenza dal lavoro superiore a tre giorni, nonché l'obbligo di comunicazione all'INAIL (entro 24 ore) per gli infortuni mortali o con pericolo di morte, indipendentemente dalla prognosi. Per la tutela assicurativa del lavoratore e per la corretta documentazione aziendale, è comunque opportuno tenere una registrazione interna degli eventi infortunistici.

Ai sensi del previgente art. 53, comma 1, del D.Lgs. 81/08, nel registro infortuni dovevano essere annotati gli infortuni che avevano causato un'assenza dal lavoro di almeno un giorno, escluso quello dell'evento. In altre parole, si registrava l'infortunio solo se il lavoratore si assentava per un giorno o più a partire dal giorno successivo all'incidente; gli infortuni che non comportavano assenza (o con assenza limitata al solo giorno dell'evento) non dovevano essere inseriti nel registro. Questa soglia di un giorno (escluso quello dell'evento) rimane rilevante anche nella disciplina attuale della denuncia telematica INAIL: l'obbligo di denuncia all'INAIL per fini assicurativi scatta quando la prognosi supera i tre giorni (oltre quello dell'evento), mentre per gli infortuni che comportano un'assenza di uno o due giorni (oltre quello dell'evento) non sussiste l'obbligo di denuncia assicurativa, ma permane l'obbligo di comunicazione statistica trimestrale qualora l'azienda abbia avuto tali eventi.

La denuncia di infortunio all'INAIL è l'adempimento attraverso cui il datore di lavoro comunica all'Istituto un evento infortunistico che ha colpito un lavoratore assicurato. L'obbligo è previsto dall'art. 53 del D.P.R. 1124/1965 (Testo Unico delle disposizioni per l'assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali), tuttora in vigore per la parte relativa alle denunce. L'obbligo di denuncia ricade sul datore di lavoro, che deve trasmetterla all'INAIL entro due giorni dalla ricezione del certificato medico se la prognosi supera tre giorni. Il medico che presta la prima assistenza ha a sua volta l'obbligo di trasmettere all'INAIL il certificato medico per via telematica. Il lavoratore infortunato deve informare tempestivamente il datore di lavoro dell'infortunio e consegnargli il certificato medico, qualora non sia trasmesso direttamente dal medico in via telematica. Nei cantieri temporanei e mobili l'obbligo può gravare anche sul coordinatore per l'esecuzione.

I termini per la denuncia di infortunio all'INAIL variano in base alla gravità dell'evento: (a) per gli infortuni mortali o con pericolo di morte, la comunicazione deve essere inviata entro 24 ore dall'evento, tramite gli strumenti di comunicazione rapida messi a disposizione dall'INAIL (servizio online o PEC); (b) per gli infortuni con prognosi superiore a tre giorni (escluso quello dell'evento), la denuncia deve essere trasmessa entro due giorni dalla ricezione del certificato medico; (c) per gli infortuni in itinere si seguono le stesse regole degli infortuni sul lavoro. Il termine per la denuncia decorre dalla ricezione da parte del datore di lavoro del certificato medico di prognosi. La denuncia tardiva è sanzionata, ma non fa venire meno il diritto del lavoratore alle prestazioni assicurative INAIL, che decorrono dalla data dell'infortunio. È obbligatorio trasmettere la denuncia esclusivamente per via telematica attraverso il portale INAIL.

Il previgente art. 53, comma 5, del D.Lgs. 81/08 prevedeva che il registro infortuni fosse conservato per almeno quattro anni dalla data dell'ultima registrazione. Tale termine rimane un riferimento utile anche per la documentazione attuale: le ricevute delle denunce telematiche INAIL e i certificati medici collegati agli infortuni devono essere conservati per un periodo almeno equivalente, sia per consentire i controlli degli organi di vigilanza (ASL, Ispettorato del Lavoro) sia per eventuali contestazioni in sede civile o penale, i cui termini di prescrizione possono essere più lunghi. Più in generale, il D.Lgs. 81/08 non fissa un termine unico per tutti i documenti della sicurezza, ma è prassi consolidata e raccomandata conservare tutta la documentazione inerente agli infortuni per almeno dieci anni, in considerazione dei termini di prescrizione dei reati colposi connessi.

Sì. Nonostante l'abolizione del registro infortuni cartaceo, gli organi di vigilanza — ASL/UOPSAL, Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) e INAIL — conservano il pieno potere ispettivo in materia di infortuni sul lavoro. In sede di ispezione possono richiedere: le ricevute delle denunce telematiche INAIL trasmesse negli ultimi anni; la documentazione medica (certificati) relativa agli infortuni; il registro degli accessi dei visitatori o altri documenti utili a ricostruire la dinamica degli eventi; il DVR e i relativi aggiornamenti per verificare se il rischio che ha causato l'infortunio era stato identificato e valutato; i verbali delle riunioni periodiche; la documentazione di formazione e informazione dei lavoratori. La mancata esibizione della documentazione richiesta dagli organi di vigilanza costituisce di per sé una violazione sanzionabile ai sensi del D.Lgs. 81/08.

Si tratta di due adempimenti distinti con finalità diverse. La denuncia assicurativa all'INAIL è obbligatoria quando la prognosi dell'infortunio supera i tre giorni (oltre quello dell'evento) e serve a far sorgere il diritto alle prestazioni economiche e sanitarie dell'Istituto in favore del lavoratore infortunato. La comunicazione ai fini statistici (o comunicazione di infortunio) era prevista dalla previgente normativa per eventi di minore entità ed è stata oggetto di modifiche normative nel tempo. Oggi le due funzioni sono sostanzialmente convergenti nella procedura telematica INAIL: il datore di lavoro trasmette la denuncia online, che assolve sia la funzione assicurativa sia quella statistica. Per gli infortuni mortali o con pericolo di morte, la comunicazione rapida entro 24 ore si aggiunge alla denuncia ordinaria e serve a consentire all'INAIL e all'organo di vigilanza di intervenire tempestivamente. Per i casi di malattia professionale esiste un distinto obbligo di denuncia, regolato dalle norme del T.U. 1124/1965.

L'omessa o tardiva denuncia di infortunio all'INAIL espone il datore di lavoro a sanzioni di natura amministrativa e, nei casi più gravi, penale. Ai sensi dell'art. 53 del D.P.R. 1124/1965, la mancata denuncia comporta una sanzione amministrativa pecuniaria che può variare in base alla gravità e alla durata del ritardo. Per gli infortuni mortali o con pericolo di morte, la mancata comunicazione entro 24 ore è sanzionata con importi più elevati. Oltre alla sanzione diretta, l'omessa denuncia può aggravare la posizione del datore di lavoro in caso di procedimenti penali per lesioni colpose o omicidio colposo: può essere letta come indice di mancata attenzione alla sicurezza e influire sulla valutazione della colpa. L'INAIL, in caso di mancata denuncia, può provvedere d'ufficio alla registrazione dell'evento infortunistico anche sulla base della segnalazione del lavoratore o dell'organo di vigilanza, salvo successivo recupero degli eventuali oneri nei confronti del datore di lavoro inadempiente.

Sì, il medico competente svolge un ruolo importante nella gestione degli infortuni, sebbene distinto da quello del datore di lavoro. Ai sensi dell'art. 25 del D.Lgs. 81/08, il medico competente collabora con il datore di lavoro e con il RSPP nella valutazione dei rischi e partecipa alla sorveglianza sanitaria. In seguito a un infortunio, il medico competente: (a) può essere chiamato a esprimere un giudizio di idoneità alla mansione specifica prima del rientro al lavoro del lavoratore infortunato, in particolare se l'infortunio ha causato postumi permanenti; (b) analizza, nell'ambito delle proprie competenze, gli infortuni e le malattie professionali ai fini della sorveglianza sanitaria e fornisce indicazioni per l'aggiornamento del DVR; (c) ai sensi dell'art. 25, comma 1, lett. l), trasmette all'INAIL, entro il 31 marzo di ogni anno, i dati aggregati sanitari e di rischio dei lavoratori soggetti a sorveglianza sanitaria, con modalità definite con D.M. 9 luglio 2012. Il medico di pronto soccorso o il medico di guardia che presta la prima assistenza ha invece l'obbligo autonomo di trasmettere all'INAIL il certificato medico per via telematica.