Per affrontare il primo audit di certificazione ISO 45001 occorre: eseguire una gap analysis per confrontare il sistema esistente con i requisiti della norma, definire un piano di azioni correttive, predisporre tutta la documentazione obbligatoria del SGSL (politica SSL, obiettivi, DVR integrato, registro rischi, piano emergenze, KPI), formare il personale sulla consapevolezza ISO 45001, condurre un audit interno secondo la clausola 9.2, scegliere un ente di certificazione accreditato ACCREDIA e superare le due fasi di audit (Stage 1 desk review e Stage 2 on-site). Le non conformità rilevate vanno chiuse nei tempi concordati per ottenere il certificato.
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La situazione
La norma ISO 45001:2018 definisce i requisiti di un Sistema di Gestione della Salute e Sicurezza sul Lavoro (SGSL) applicabili a qualsiasi organizzazione, indipendentemente da dimensioni, settore o natura delle attività. La certificazione viene rilasciata da un Organismo di Certificazione (OdC) accreditato da ACCREDIA in Italia e ha durata triennale, con audit di sorveglianza annuali.
Il percorso di certificazione prevede tre tipologie di audit, definite dalla norma ISO/IEC 17021-1:
- Prima parte (audit interno): condotto internamente dall'organizzazione o da un consulente esterno, obbligatorio prima dell'audit di certificazione (clausola 9.2 ISO 45001).
- Seconda parte (audit del cliente o fornitore): condotto da clienti o committenti per verificare i propri fornitori; non rilascia certificazione accreditata.
- Terza parte (audit di certificazione): condotto da un OdC accreditato ACCREDIA; al superamento rilascia il certificato ISO 45001.
La norma si articola in dieci clausole secondo la struttura HLS (High Level Structure) comune a tutti gli standard di gestione ISO: contesto, leadership, pianificazione, supporto, attività operative, valutazione delle prestazioni e miglioramento. Il SGSL deve essere integrato con gli obblighi del D.Lgs. 81/08, non sostituirli.
Cosa rischi
- Audit non superato per documentazione incompleta: la mancanza di documenti obbligatori (politica SSL, obiettivi, registro rischi, procedure operative) genera non conformità maggiori che impediscono il rilascio del certificato.
- Non conformità maggiori non chiuse nei tempi: se le NC maggiori rilevate dall'OdC non vengono chiuse entro il termine concordato (di solito 90 giorni), il ciclo di certificazione deve ricominciare con un nuovo Stage 2.
- Audit interno non eseguito o non registrato: la clausola 9.2 richiede che l'audit interno sia pianificato, eseguito e registrato prima dell'audit di certificazione. La sua assenza costituisce una NC maggiore automatica.
- Personale non consapevole dei requisiti ISO 45001: gli auditor intervistano i lavoratori durante lo Stage 2. Se il personale non conosce la politica SSL, gli obiettivi e il proprio ruolo nel SGSL, emergono NC di sistema.
- Gap analysis non eseguita preventivamente: senza un confronto sistematico tra il sistema esistente e i requisiti della norma, è difficile stimare i tempi e i costi del percorso, e ci si presenta all'audit con lacune non risolte.
- Selezione di un OdC non accreditato ACCREDIA: solo i certificati rilasciati da OdC accreditati IAF/ILAC sono riconosciuti a livello internazionale. Un certificato emesso da un ente non accreditato non ha valore nei bandi di gara e nelle relazioni commerciali.
Cosa devi fare ora
Gap analysis: confronto tra il sistema esistente e ISO 45001:2018
Analizza clausola per clausola i requisiti della norma e verifica cosa è già presente nel tuo sistema di gestione (DVR, procedure, registrazioni) e cosa manca. Il risultato è un piano di azioni con responsabili e scadenze. La gap analysis definisce i tempi realistici del percorso e le risorse necessarie.
Piano di azioni correttive e calendarizzazione del percorso
Sulla base della gap analysis, definisci un piano di lavoro con milestone chiare: quali documenti creare, quali processi formalizzare, quando eseguire la formazione e l'audit interno. Stabilisci un responsabile di progetto (di solito il RSPP o un consulente esterno) e una data obiettivo per l'audit di certificazione.
Documentazione obbligatoria del SGSL
Predisponi tutti i documenti richiesti dalla norma: politica per la salute e sicurezza sul lavoro firmata dalla direzione, obiettivi SSL misurabili, DVR integrato con i requisiti ISO 45001, registro dei rischi e delle opportunità (clausola 6.1), piano di gestione delle emergenze (clausola 8.2), indicatori KPI di sicurezza per il monitoraggio delle prestazioni (clausola 9.1) e procedure operative per i rischi significativi.
Formazione del personale: consapevolezza ISO 45001
Forma tutti i lavoratori sulla politica SSL, sugli obiettivi del SGSL, sul proprio ruolo e sulle conseguenze del mancato rispetto dei requisiti (clausola 7.3). Gli auditor intervistano il personale durante lo Stage 2: i lavoratori devono saper rispondere a domande sul SGSL, sui pericoli della propria mansione e sulle procedure di emergenza.
Audit interno (clausola 9.2): pianificazione ed esecuzione
Conduci almeno un audit interno completo prima dell'audit di certificazione. L'audit deve coprire tutte le clausole della norma e tutte le aree operative rilevanti. I risultati vanno registrati in un rapporto formale con eventuali non conformità interne e relative azioni correttive. L'audit interno può essere condotto da personale interno formato o da un consulente esterno.
Riesame della direzione (clausola 9.3)
Prima dell'audit di certificazione, il vertice aziendale deve condurre un riesame formale del SGSL. Il riesame analizza i risultati degli audit interni, gli indicatori KPI, le non conformità e le azioni correttive, il raggiungimento degli obiettivi SSL e le risorse disponibili. Il verbale del riesame è un documento che l'OdC richiede durante lo Stage 1.
Selezione dell'ente di certificazione (OdC) accreditato ACCREDIA
Richiedi preventivi a due o tre OdC accreditati da ACCREDIA per lo schema ISO 45001 (verifica sul sito accredia.it). Valuta: settore IAF di competenza (gli OdC hanno accreditamenti per codici EA specifici), esperienza nel tuo settore, costi dell'audit triennale (Stage 1 + Stage 2 + due sorveglianze + rinnovo), disponibilità degli auditor. Firma il contratto con anticipo sufficiente per pianificare le date.
Stage 1 (desk review): revisione documentale
Lo Stage 1 si svolge di solito in sede o da remoto. L'auditor dell'OdC esamina la documentazione del SGSL per verificare che soddisfi i requisiti della norma. Esito possibile: Stage 2 confermato, Stage 2 condizionato alla chiusura di osservazioni, oppure Stage 2 rinviato per NC documentali significative. Prepara una cartella documentale ordinata con tutti i documenti richiesti.
Stage 2 (on-site): audit in campo e chiusura delle non conformità
Lo Stage 2 si svolge in azienda. Gli auditor verificano l'implementazione reale del SGSL attraverso interviste al personale, sopralluoghi, analisi dei registri e verifica degli obiettivi. Al termine viene emesso il rapporto di audit con eventuali NC maggiori, NC minori e osservazioni. Le NC maggiori vanno chiuse con evidenza entro i termini concordati (tipicamente 30-90 giorni) per ottenere la raccomandazione alla certificazione.
Tempi e priorità
| Azione | Quando | Priorità |
|---|---|---|
| Gap analysis e piano di azioni (se la certificazione è imminente) | Immediato, prima di qualsiasi altra attività | Urgente |
| Chiusura delle NC documentali rilevate allo Stage 1 | Entro i termini indicati dall'OdC (tipicamente 30 giorni) | Urgente |
| Predisposizione documentazione obbligatoria SGSL | Prima dell'audit interno e dello Stage 1 | Alta |
| Esecuzione audit interno (clausola 9.2) con relativo rapporto | Almeno 4-6 settimane prima dello Stage 2 | Alta |
| Chiusura NC rilevate dallo Stage 2 (maggiori e minori) | Entro i termini concordati con l'OdC (30-90 giorni) | Alta |
| Formazione sulla consapevolezza ISO 45001 per tutto il personale | Prima dello Stage 2 (almeno 2-4 settimane prima) | Media |
| Selezione OdC accreditato ACCREDIA e firma contratto | Con 3-6 mesi di anticipo sulla data obiettivo | Media |
| Implementazione sistema di monitoraggio KPI sicurezza | Prima del riesame della direzione | Media |
| Pianificazione audit di sorveglianza annuali post-certificazione | Dopo il rilascio del certificato, entro 12 mesi | Pianificare |
Documenti che servono
Documenti richiesti dall'audit ISO 45001
- Politica per la salute e sicurezza sul lavoro firmata dalla direzione (clausola 5.2)
- Obiettivi SSL misurabili con indicatori, responsabili e scadenze (clausola 6.2)
- Documento di valutazione dei rischi integrato con i requisiti ISO 45001 (clausola 6.1)
- Registro dei pericoli, rischi e opportunità con criteri di valutazione (clausola 6.1)
- Piano di gestione delle situazioni di emergenza e procedure di risposta (clausola 8.2)
- Indicatori KPI di sicurezza e registrazioni del monitoraggio delle prestazioni (clausola 9.1)
- Rapporto di audit interno con NC interne e azioni correttive (clausola 9.2)
- Verbale del riesame della direzione con esiti e decisioni (clausola 9.3)
- Registro delle non conformità e delle azioni correttive (clausola 10.2)
- Elenco degli obblighi legali applicabili aggiornato (clausola 6.1.3)
- Matrice delle competenze e registrazioni della formazione del personale (clausola 7.2)
- Procedure operative per i rischi significativi e le attività critiche (clausola 8.1)
- Elenco delle parti interessate e analisi del contesto (clausola 4)
- Contratto con l'OdC accreditato ACCREDIA e piano di audit
Come ti possiamo aiutare
Ti affianchiamo in ogni fase del percorso di certificazione ISO 45001: dalla gap analysis iniziale alla predisposizione di tutta la documentazione obbligatoria del SGSL, dalla pianificazione e conduzione dell'audit interno alla preparazione del personale per lo Stage 2. Ti supportiamo nella selezione dell'ente di certificazione più adatto al tuo settore e nella gestione delle non conformità rilevate nei tempi richiesti dall'OdC.
Per le organizzazioni che intendono integrare ISO 45001 con altri standard (ISO 9001, ISO 14001), progettiamo un sistema di gestione integrato che riduce la duplicazione documentale e semplifica gli audit multipli. Dopo la certificazione, ti supportiamo nel mantenimento del SGSL e nella preparazione degli audit di sorveglianza annuali.
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Scopri il servizioApprofondisci
- Certificazione ISO 45001: guida completa
- Cos'è il SGSL e come implementarlo
- Audit interno sicurezza: come condurlo
- Scadenziario obblighi sicurezza
Domande frequentiFAQ
Quanto tempo serve per ottenere la certificazione ISO 45001 partendo da zero?
L'audit interno deve essere fatto da un soggetto esterno o lo possiamo fare internamente?
Qual è la differenza tra NC maggiore e NC minore rilevata dall'OdC?
ISO 45001 sostituisce il DVR obbligatorio ex D.Lgs. 81/08?
Riferimenti normativi
- ISO 45001:2018 clausola 4 — Contesto dell'organizzazione
- ISO 45001:2018 clausola 5 — Leadership e partecipazione dei lavoratori
- ISO 45001:2018 clausola 6.1 — Azioni per affrontare rischi e opportunità
- ISO 45001:2018 clausola 6.2 — Obiettivi per la SSL e pianificazione
- ISO 45001:2018 clausola 7.2-7.3 — Competenza e consapevolezza
- ISO 45001:2018 clausola 8.2 — Preparazione e risposta alle emergenze
- ISO 45001:2018 clausola 9.1 — Monitoraggio, misurazione, analisi e valutazione
- ISO 45001:2018 clausola 9.2 — Audit interno
- ISO 45001:2018 clausola 9.3 — Riesame di direzione
- ISO 45001:2018 clausola 10.2 — Incidenti, non conformità e azioni correttive
- D.Lgs. 81/08 art. 28 — Valutazione dei rischi e DVR
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