Privacy e sicurezza dei dati aziendali

Separazione tra canali

Per ridurre il rischio di esposizione accidentale dei dati, separiamo nettamente tre flussi di informazione:

• Canale commerciale— richieste di preventivo, prime informazioni, moduli di contatto. Tratta solo dati identificativi minimi (nome, recapito, settore).
• Canale operativo— gestione delle attività di consulenza in corso: scadenziari, comunicazioni con il referente aziendale, pianificazione formazione.
• Archivio documenti riservati— documenti aziendali (DVR, piani autocontrollo HACCP, nomine, attestati formativi). Accesso limitato ai soli consulenti assegnati al progetto.

Misure tecniche e organizzative

• Accessi nominali ai sistemi documentali, con profili minimi necessari (principio del minimo privilegio).
• Trasferimento documenti tramite canali cifrati; gli allegati e-mail sono evitati quando possibile.
• Conservazione separata di backup, con tempi di retention proporzionati alla finalità.
• Formazione interna periodica del personale sul trattamento dei dati.

Ruoli e responsabilità

Nel rapporto con l'azienda cliente, 123 Consulenza agisce di norma come responsabile del trattamento(art. 28 GDPR) per i dati che riceve nell'ambito della consulenza, mentre il titolare resta l'azienda cliente. La specifica configurazione dei ruoli viene definita nel contratto di servizio e nella nomina ai sensi dell'art. 28 GDPR.

Conservazione e cancellazione

Conserviamo i documenti per il tempo necessario all'esecuzione del servizio e per gli adempimenti di legge successivi (per esempio gli obblighi di conservazione previsti per gli attestati di formazione). Su richiesta dell'azienda procediamo alla restituzione o cancellazione dei dati al termine del rapporto, fatti salvi gli obblighi di conservazione previsti dalla normativa.